Votre PV de CE est-il légal ?
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Pour vous aider à éviter les erreurs les plus fréquentes en termes de rédaction du PV de CE, nous vous avons préparé un guide gratuit récapitulant les dangers à éviter.
Vous recevrez également gratuitement le premier chapitre de notre livre "Le PV de CE".
Cet article a été rédigé par notre partenaire SMC, société spécialisée dans l’assistance juridique des CE et des salariés. Avez-vous une question juridique ?
Le CE est en droit de vérifier qu'il a reçu les bonnes subventions. Si ce n’est pas le cas, le comité peut obtenir un rappel sur 5 ans au titre de la subvention de fonctionnement et/ou de la subvention destinée à financer les activités sociales et culturelles.
La qualité de la rédaction du PV est certes un critère discriminant. Encore faut-il que celui-ci soit remis au Secrétaire dans un délai raisonnable. Le critère du respect du délai fixé de remise du PV s’avère capital.
La qualité du procès-verbal est le premier critère qui préside au choix d’une prestation de rédaction de compte rendu. Le rédacteur n’est pas un simple sténotypiste qui reproduirait à l’écrit les propos tenus à l’oral. Il effectue un véritable travail sur la langue : passage de l’oral à l’écrit, synthèse de l’information, mise en forme des débats, par exemple.
Le marché de la rédaction de PV de réunions est très concurrentiel. L’ensemble des CE reçoit régulièrement des propositions de différentes entreprises de rédaction PV que le Secrétaire devrait étudier selon des critères liés au produit (le PV de réunion) et le service (la relation avec le prestataire).
Quelles sont les conditions légales d’inscription de la prestation de rédaction du procès verbal de réunion au budget de fonctionnement du Comité d’entreprise ?
La subvention de fonctionnement doit être utilisée conformément à son objet. Son utilisation est soumise au vote des membres titulaires du Comité à l’exclusion de l’employeur.
Les dépenses de fonctionnement à la charge du comité sont les suivantes :
Le choix du prestataire est important dans la mesure où le rédacteur de comptes rendus de Comité d'Entreprise devient l’assistant du Secrétaire pendant et après la réunion Les entreprises spécialisées en rédaction de compte rendu se distinguent par les produits et le service proposés aux Comités d’Entreprise.
En séance de Comité d’Entreprise, le rédacteur qui rédige le procès verbal enregistre la réunion sous format numérique, avec un dictaphone tel que l'Olympus WS-550. Il stocke et sauvegarde les données sur un serveur interne accessible au Secrétaire. Le Secrétaire peut donc accéder au fichier quand il en fait la demande.
Le rédacteur qui rédige un procès verbal de réunion peut traiter des documents remis en séance afin de les faire apparaître dans le corps du texte du procès-verbal.
Selon l’article L.434-4 du Code du travail, le procès-verbal de réunion doit être approuvé avant affichage et diffusion. En début de réunion, il est d’usage d’adopter le procès-verbal de la séance précédente. Tout membre du Comité peut demander des modifications et faire des corrections (modification, adjonction, suppressions) en ce qui concerne ses propos, si la majorité du Comité l’accepte.
Le Secrétaire est seul habilité à rédiger le procès-verbal de réunion mais peut se faire assister d’un rédacteur.
Avant sa première intervention, le rédacteur prend connaissance des activités de l’entreprise et de son actualité dans le secteur économique, le cas échéant. Il dispose également du précédent compte rendu de réunion du Comité d’Entreprise afin de se familiariser avec les instances en présence. Il a été renseigné sur le format commandé par le Secrétaire et organisera sa prise de notes en conséquence.
Un rédacteur de procès verbal est un prestataire extérieur auquel le Secrétaire du Comité d'Entreprise (ou d’une autre Instance Représentative du Personnel) fait appel pour établir le procès verbal de la séance du Comité d’entreprise. Le rédacteur est le garant d’une retranscription formelle et impartiale des propos ; il est aussi l’assistant du Secrétaire, ce qui permet l’établissement d’un lien de confiance.
Afin d’établir le procès verbal d’une réunion de Comité d'Entreprise, le rédacteur se conforme scrupuleusement aux critères du cahier de rédaction PV établis avec le Secrétaire concernant le niveau de synthèse ou la hiérarchisation de l’information, mais aussi le style et la tonalité du procès verbal de réu
La décision relative à la longueur du procès-verbal du Comité d’entreprise peut être prise en fonction du lectorat potentiel du document. Le Comité peut décider que le procès-verbal restera un outil de travail destiné aux membres du Comité, le Président, l’inspecteur du travail.
Le procès-verbal est un document qui reflète la globalité des débats du Comité. Les réunions longues font souvent l’objet de procès-verbaux volumineux, qui ne sont de fait pas lus entièrement par les salariés, par manque de temps voire d’intérêt pour les arguments – économiques, techniques, financiers - qui précèdent un avis du Comité ou une décision de la Direction.
Si la structure de tous les comptes rendus semble au premier abord identique, c’est que ce document est un outil de travail pour les membres du Comité, un média d’information pour les salariés, et un document utilisable en justice. Le compte rendu est dont un document à valeur stratégique et doit à ce titre répondre à des normes strictes.
En principe, tous les salariés sont autorisés à prendre connaissance des sujets traités en réunion de Comité d’entreprise mais dans les faits, certain débats peuvent être confidentiels à la demande des élus ou de l’employeur.
Comment rédiger un procès-verbal en garantissant la fidélité aux propos tenus par les intervenants en séance de Comité d’Entreprise ? Diverses conditions assurent cette fidélité :
Comment rédiger un procès verbal qui rend compte des activités du Comité d’Entreprise, véritable image de l’instance auprès des salariés ?
Dans la rédaction du compte rendu, des Comités font le choix de retranscrire les débats au style direct et en mot à mot (in extenso) : ces comptes rendus ont un style « juridique » en tant que véritable retranscription écrite de la parole tenue. Les propos ne sont pas reformulés et le texte n’est pas structuré, mais il permet de saisir avec fidélité les interventions de chacun durant la réunion.
Le premier critère de rédaction en matière de PV de réunion concerne le niveau de retraitement de l’information. Il n’y a pas de règle obligatoire en matière de nombre de pages pour le procès-verbal. Tout dépend en effet du niveau de synthèse de l’information qui a été décidé par le Comité.
La confidentialité des propos tenus en réunion est garantie par plusieurs obligations auxquelles sont tenues les membres du Comité et les prestataires qui les secondent.
Les paroles parlent, les écrits restent. Il arrive que les membres du Comité ne s’entendent pas sur les propos qui ont été effectivement tenus lors d’une précédente réunion.
La décision de faire appel à un rédacteur pour rédiger un compte rendu peut être motivée par plusieurs raisons pratiques :
Selon l’arrêt de la Cour de Cassation du 1er décembre 1987, Roche, N°85-96612, « si la rédaction matérielle du procès-verbal des délibérations du Comité d’Entreprise peut être confiée à une personne étrangère au Comité d’Entreprise, l’établissement du procès-verbal et le contrôle de sa rédaction sont réservés au Secrétaire de ce Comité ».
Les débats tenus lors de la réunion du Comité d’Entreprise ne sont pas secrets. Le chef d’entreprise ne peut refuser l’affichage des procès-verbaux dès lors que la majorité des membres du Comité d’Entreprise l’autorise. L’accord des membres du Comité d’Entreprise n’est d’ailleurs plus requis dès que le PV de réunion est adopté.
Les débats tenus lors de la réunion du Comité d’Entreprise ne sont pas secrets. Le chef d’entreprise ne peut refuser l’affichage des procès-verbaux dès lors que la majorité des membres du Comité d’Entreprise l’autorise. L’accord des membres du Comité d’Entreprise n’est d’ailleurs plus requis dès que le PV de réunion est adopté.
Le proces verbal de reunion établi par le Secrétaire fait foi des débats, positions, et décisions du Comité d’Entreprise, même quand celui-ci n’a pas encore été approuvé par ses membres. L’adoption d’un proces verbal de reunion rend en revanche problématique la contestation des propos tenus en séance. Tout salarié, membre ou non du Comité d’Entreprise, peut contester en justice l’exactitude d’un procès-verbal de réunion durant le délai de prescription de droit commun de 30 ans.
Le rôle du PV de reunion est d’être archivé : sa version exhaustive (contenant des informations confidentielles, privées ou nominatives) peut être consultée à tout moment par les membres et le Président du Comité d’Entreprise, mais aussi par l’Inspecteur du travail.
Le rôle du PV de reunion est d’être archivé : sa version exhaustive (contenant des informations confidentielles, privées ou nominatives) peut être consultée à tout moment par les membres et le Président du Comité d’Entreprise, mais aussi par l’Inspecteur du travail.
Selon l’article L.434-4 du Code du travail, alinéa 2, « le procès-verbal, après avoir été adopté, peut être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le Secrétaire du Comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du Comité ».
Selon l’article L.434-4 du Code du travail, alinéa 2, « le procès-verbal, après avoir été adopté, peut être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le Secrétaire du Comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du Comité ».
Cette animation présente les différences entre le langage oral et l'écrit, et illustre le travail de rédaction de compte rendu par Mot-Tech.
Le français est une langue difficile, et le passage du discours parlé à un français formel est une tâche ardue, nécessitant une capacité de concentration importante.
Pour cette raison, les rédacteurs de Mot-Tech sont issus de 3e cycles universitaires, de cycles doctorants ou de Sciences-Po.
Cette courte animation vous présente le processus de rédaction d'un procès-verbal.
Selon l’article L.434-4 du Code du travail, alinéa 2, « le procès-verbal, après avoir été adopté, peut être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le Secrétaire du Comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du Comité ».
L’approbation du procès-verbal s’effectue au début de chaque séance. Le procès-verbal ne saurait contenir des allégations diffamatoires ou injurieuses.
Le Secrétaire établit le procès-verbal et en transmet une copie au Président et aux membres (titulaires, suppléants, Représentants syndicaux) du Comité d'Entreprise.
Le Secrétaire établit le procès verbal du comité d’entreprise à partir des notes prises lors de la réunion. Ni le Président, ni les membres du Comité d'Entreprise ne sont autorisés à rédiger un compte rendu.
La rédaction et la circulation d'un PV de réunion sont des obligations légales. Cet article vous permettra d'en savoir plus à ce sujet.
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