La loi l’affirme : un PV doit être établi après chaque réunion de CE par le secrétaire. On peut donc penser que cette mission lui incombe qu’il ait été présent ou non à la réunion. Que se passe-t-il alors lorsque le secrétaire est absent pour une cause prévue (congés payés, formation, déplacement, etc.) ou imprévue (maladie, arrêt consécutif à un accident du travail, empêchement d’assister à la réunion suite à un problème de transports, etc.) ? Cette hypothèse peut fréquemment se produire car c’est le président du CE qui fixe la date de la réunion.

Le PV relatant les discussions et reflétant le climat dans lequel s’est déroulé la réunion, il semble difficile que le secrétaire le rédige alors qu’il n’était pas présent à la réunion. Le règlement intérieur du CE peut prévoir la désignation permanente d’un secrétaire adjoint chargé d’établir le procès-verbal en l’absence du secrétaire. Mais rappelons que le règlement intérieur du CE est facultatif ; tout comité d’entreprise n’en dispose pas.

Si le comité d’entreprise n’a pas élaboré de règlement intérieur ou si le règlement intérieur du CE est muet sur la question, il faudra se reporter à la délibération par laquelle le bureau du comité d’entreprise a été désigné et voir si le CE a pris le soin de désigner un secrétaire adjoint et de définir ses attributions en l’absence du secrétaire. Si le CE a prévu la désignation permanente d’un secrétaire adjoint chargé d’établir le PV en l’absence du secrétaire, celui-ci devra rédiger le PV en lieu et place du secrétaire en titre absent. Si le CE n’a pas de secrétaire adjoint, le CE devra désigner, au début de la réunion, par un vote majoritaire, un secrétaire de séance qui établira le procès-verbal. Il sera fait mention de cette désignation au procès-verbal.