La qualité de la rédaction du PV est certes un critère discriminant. Encore faut-il que celui-ci soit remis au Secrétaire dans un délai raisonnable. Le critère du respect du délai fixé de remise du PV s’avère capital.

Ce délai de rédaction du PV est fixé par contrat en fonction de la durée habituelle des réunions. Un délai de réception de 10 jours ouvrés pour les PV et de 2 à 3 jours ouvrés pour les notes de synthèse semble approprié à l’exercice. Les Secrétaires convoquent plusieurs réunions exceptionnelles par an. Il est important que le rédacteur puisse intégrer ces données dans son calendrier de travail, et puisse répondre positivement à des demandes exceptionnelles de remises expresses formulées par les Comités. A ce titre, le prestataire de rédaction PV doit pouvoir être joint à tout moment par mail ou par téléphone afin d’assurer un suivi professionnel et efficace.