Le Secrétaire établit le procès-verbal et en transmet une copie au Président et aux membres (titulaires, suppléants, Représentants syndicaux) du Comité d’Entreprise.

Le Secrétaire remet généralement le projet de procès-verbal de la précédente réunion avant la réunion mensuelle, car il est d’usage d’approuver les comptes rendus d’un mois sur l’autre. Les membres de l’Instance lui transmettent les rectifications nécessaires avant l’approbation du document. Le Secrétaire veille à ce que les propos des élus soient fidèlement rapportés dans le procès-verbal. Le Secrétaire engage sa responsabilité pénale s’il retranscrit impartialement ou de manière erronée les propos tenus au sein de l’instance. Il n’est cependant pas obligatoire de rapporter l’intégralité des débats. Le Secrétaire est l’unique mandataire pour la signature du compte rendu, mais nombre de règlements intérieurs prévoient également la signature conjointe du Président. Il n’est pas obligatoire de fournir un exemplaire du procès-verbal au Président avant de l’avoir transmis aux élus.