La confidentialité des propos tenus en réunion est garantie par plusieurs obligations auxquelles sont tenues les membres du Comité et les prestataires qui les secondent. Certains informations ne doivent pas être communiquées à l’extérieur de l’Instance, ou du moins durant un laps de temps collégialement décidé : les informations nominatives données concernant les salariés, des données commerciales relatives à la marche de l’entreprise (vis-à-vis de la concurrence), les dossiers d’informations avant la consultation des élus, par exemple.

Il est d’usage de s’entendre sur le contenu d’un PV de reunion et la durée de la confidentialité des données : la direction comme les Représentants des salariés gagnent à engager un dialogue de confiance afin de garantir la qualité des échanges. Mieux vaut en effet accepter de tenir des informations d’un PV de reunion comme confidentielles plutôt que de ne plus être destinataire d’informations stratégiques et/ou sensibles.

Des règles formelles garantissent cependant cet usage comme l’archivage des PV de réunion « in extenso » et la diffusion de PV de réunion synthétiques, par exemple.

Il est en outre utile de signaler que le rédacteur du PV de réunion, preneur de notes lors de la réunion a signé un accord de confidentialité avec l’entreprise qui l’emploie, conformément à la législation en vigueur pour tous les échanges commerciaux.