Afin de suivre les procédures octroyées au bon fonctionnement du CHSCT, certains documents administratifs doivent obligatoirement être conçus et divulgués. Il s’agit notamment de l’ordre du jour, du procès verbal de CHSCT et du compte rendu des réunions. Il s’agit de 3 documents distincts qui ont tous leur importance et des utilités différentes.

 

Le procès verbal de CHSCT, qu’est-ce que c’est ?

Mission principale du secrétaire de CHSCT, le procès verbal de CHSCT est un document indispensable, qui doit être rédigé à la fin de chaque réunion des membres. Il permet en effet de garder une trace écrite de l’ensemble des points qui ont été discutés lors de la réunion, mais aussi des délibérations et des éventuelles engagements pris par l’employeur.

Le secrétaire de CHSCT ou, à défaut, un prestataire extérieur à qui il peut parfois confier la tâche, se charge donc de l’enregistrement de la séance, quand cela est possible, puis de la rédaction du document, qui doit ensuite être envoyé à l’inspecteur du travail. Le secrétaire bénéficie de 15 jours pour faire cela. Le délai démarre à la date de la réunion.

Lorsqu’il procède à l’envoi, le secrétaire en informe le président, mais il n’a pas besoin de son approbation.

De plus, contrairement au compte-rendu de réunion, le procès verbal de CHSCT a une valeur légale.

 

La rédaction d’un bon procès verbal

La forme que doit prendre le procès verbal n’est pas imposée par le Code du travail. Ainsi, le document peut se contenter d’être un résumé détaillé des discussions ou présenter l’intégralité des débats échangés. C’est au secrétaire du CHSCT de décider.

Quoi qu’il en soit, les avis émis par les membres du comité ainsi que les résolutions prises lors de la réunion doivent y être mentionnés. Ce document est ensuite soumis aux différents intervenants et aux membres du CHSCT et leur laisse l’occasion de revenir sur d’éventuels propos qu’ils ont tenu et qui auraient pu être mal interprétés.

 

Qui rédige ce procès verbal ?

Il peut s’agir du secrétaire du comité ou d’un prestataire extérieur. En effet, la rédaction du procès verbal de CHSCT prend beaucoup de temps et c’est une procédure qui peut revenir souvent. Pour ces raisons, il peut se faire aider, voire remplacer par un prestataire extérieur, à condition que la majorité des élus vote de manière favorable. Dans ce cas-là, seuls les membres titulaires votent. Si un remplaçant est mandaté par un titulaire absent, il peut alors voter sans avoir à suivre la décision de vote du mandataire absent.

Le secrétaire de CHSCT ne bénéficiant d’aucun crédits d’heures supplémentaires alloué pour la rédaction de ce document, le secrétaire du comité choisit souvent de déléguer cette mission. Il ne peut toutefois pas la déléguer à un autre membre du CHSCT et doit donc faire appel à un prestataire extérieur.

Si l’employeur n’a pas à donner son avis quant à la présence d’un prestataire extérieur lors d’une réunion du CHSCT, il ne faut pas oublier que le tarif de retranscription de la réunion doit être inclu dans le budget de fonctionnement du CHSCT.