Le rédacteur qui rédige un procès verbal de réunion peut traiter des documents remis en séance afin de les faire apparaître dans le corps du texte du procès-verbal. Les documents projetés sur écrans (courbes, diagrammes) peuvent être reproduits le cas échéant dans le procès verbal afin de faire figurer au compte rendu les documents présentés et les débats qu’ils ont suscités.

Des éléments facultatifs peuvent s’insérer dans les annexes en fin de document. Dans une optique d’information des salariés, des documents non confidentiels peuvent en effet être joints au procès verbal (notamment quand celui-ci est synthétique). Ici, la frontière entre le procès-verbal et le rapport de réunion est distendue, puisque le document ne rend plus seulement compte des propos réellement tenus en réunion mais également d’informations supplémentaires ou complémentaires, nécessaires à la bonne compréhension des débats, ou les illustrant.

Les documents remis par le Secrétaire au rédacteur qui rédige le procès verbal peuvent lui être rendus à la séance suivante, lui être renvoyés par la Poste, ou être détruits afin d’en assurer la complète confidentialité.