En séance de Comité d’Entreprise, le rédacteur qui rédige le procès verbal enregistre la réunion sous format numérique, avec un dictaphone tel que l’Olympus WS-550. Il stocke et sauvegarde les données sur un serveur interne accessible au Secrétaire. Le Secrétaire peut donc accéder au fichier quand il en fait la demande. En rédigeant le procès-verbal, le rédacteur écoute l’enregistrement de la réunion, afin de compléter ses notes et de n’omettre aucune précisions dans le texte.

L’enregistrement est confidentiel. Aucun autre membre du Comité d’Entreprise peut y avoir accès sans l’accord du Secrétaire. Le Secrétaire peut également enregistrer lui-même la séance. Un rédacteur travaillera alors a posteriori sur l’enregistrement, en identifiant les intervenants collégialement. Rédiger un procès verbal sur enregistrements et à distance est particulièrement utile dans le cas des entreprises situées en dehors de la métropole.