1901, 2018

Comment rédiger un bon procès verbal de CHSCT ?

Afin de suivre les procédures octroyées au bon fonctionnement du CHSCT, certains documents administratifs doivent obligatoirement être conçus et divulgués. Il s’agit notamment de l’ordre du jour, du procès verbal de CHSCT et du compte rendu des réunions. Il s’agit de 3 documents distincts qui ont tous leur importance et des utilités différentes.

 

Le procès verbal de CHSCT, qu’est-ce que c’est ?

Mission principale du secrétaire de CHSCT, le procès verbal de CHSCT est un document indispensable, qui doit être rédigé à la fin de chaque réunion des membres. Il permet en effet de garder une trace écrite de l’ensemble des points qui ont été discutés lors de la réunion, mais aussi des délibérations et des éventuelles engagements pris par l’employeur.

Le secrétaire de CHSCT ou, à défaut, un prestataire extérieur à qui il peut parfois confier la tâche, se charge donc de l’enregistrement de la séance, quand cela est possible, puis de la rédaction du document, qui doit ensuite être envoyé à l’inspecteur du travail. Le secrétaire bénéficie de 15 jours pour faire cela. Le délai démarre à la date de la réunion.

Lorsqu’il procède à l’envoi, le secrétaire en informe le président, mais il n’a pas besoin de son approbation.

De plus, contrairement au compte-rendu de réunion, le procès verbal de CHSCT a une valeur légale.

 

La rédaction d’un bon procès verbal

La forme que doit prendre le procès verbal n’est pas imposée par le Code du travail. Ainsi, le document peut se contenter d’être un résumé détaillé des discussions ou présenter l’intégralité des débats échangés. C’est au secrétaire du CHSCT de décider.

Quoi qu’il en soit, les avis émis par les membres du comité ainsi que les résolutions prises lors de la réunion doivent y être mentionnés. Ce document est ensuite soumis aux différents intervenants et aux membres du CHSCT et leur laisse l’occasion de revenir sur d’éventuels propos qu’ils ont tenu et qui auraient pu être mal interprétés.

 

Qui rédige ce procès verbal ?

Il peut s’agir du secrétaire du comité ou d’un prestataire extérieur. En effet, la rédaction du procès verbal de CHSCT prend beaucoup de temps et c’est une procédure qui peut revenir souvent. Pour ces raisons, il peut se faire aider, voire remplacer par un prestataire extérieur, à condition que la majorité des élus vote de manière favorable. Dans ce cas-là, seuls les membres titulaires votent. Si un remplaçant est mandaté par un titulaire absent, il peut alors voter sans avoir à suivre la décision de vote du mandataire absent.

Le secrétaire de CHSCT ne bénéficiant d’aucun crédits d’heures supplémentaires alloué pour la rédaction de ce document, le secrétaire du comité choisit souvent de déléguer cette mission. Il ne peut toutefois pas la déléguer à un autre membre du CHSCT et doit donc faire appel à un prestataire extérieur.

Si l’employeur n’a pas à donner son avis quant à la présence d’un prestataire extérieur lors d’une réunion du CHSCT, il ne faut pas oublier que le tarif de retranscription de la réunion doit être inclu dans le budget de fonctionnement du CHSCT.

701, 2018

Qui est prioritaire entre le CE et le CHSCT

Les instances représentatives du personnel, telles qu’elles sont encore organisées peuvent parfois travailler sur le même sujet. Avec la fusion des IRP, c’est un problème qui n’existera plus. Ainsi, lorsque le comité d’entreprise et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail doivent travailler simultanément sur un dossier, comment cela se passe-t-il ? Cela vaut le coup de se poser la question, puisque la fusion des IRP en une instance unique peut bel et bien se déclencher le 1er janvier 2018 pour certaines entreprises, mais attendre le 31 décembre 2019 pour d’autres.

Les instances de représentations du personnel

Chaque comité a aujourd’hui son rôle propre et ses missions dédiées. Les élus de chaque comité se réunissent pour discuter des points qui doivent l’être, les débats sont ensuite retranscrits dans le procès verbal du CHSCT et du CE pour qu’ils soient accessibles à tous.
Le rôle du CHSCT est de traiter de tous les sujets qui touchent de près ou de loin à la santé des travailleurs, ainsi qu’à leur sécurité. Le rôle des membres est de trouver des solutions pour mieux les protéger et mieux limiter les risques d’accidents du travail notamment, mais aussi de maladies professionnelles. Les problèmes sont débattus lors de réunions, dont la retranscription des débats est d’ailleurs accessible via les archives de procès verbal de CHSCT.
Le CE, quant à lui, agit sur le plan culturel, social et économique d’une entreprise. Toutefois, il peut également avoir son mot à dire quant aux conditions de travail par exemple, notamment si les élus estiment qu’un salarié mérite un repos compensateur suite à une situation, ou bien le paiement d’heures supplémentaires par exemple.
Qu’en est-il de la priorité d’un comité sur l’autre ?

Ce qu’en pense la jurisprudence

Tant que les IRP actuelles n’auront pas fusionné, il est bien évident de s’entendre sur le fait que leurs rôles divergent. Pourtant, la jurisprudence tend à rappeler que les rôles du CE et du CHSCT peuvent aussi se recouper. C’est là que la réforme de la loi travail vient simplifier les choses. En effet, la jurisprudence a fait, de nombreuses fois, face au problème que les 2 instances de représentations du personnel ont leur mot à dire sur la question. Ainsi, il est bon de rappeler que, selon l’article R. 2323-1-1 du Code du Travail, c’est le CE qui est chargé d’apporter la décision finale lorsque les deux comités sont concernés. Alors, ledit article précise que le CHSCT dispose d’un délai de 7 jours pour faire part son avis au comité d’entreprise. Pour que les élus aient le temps de considérer cet avis, c’est bien 7 jours avant que les élus du CE doivent eux-mêmes rendre le leur que cela doit être fait.
Il faut savoir que le délai de consultation du CE peut varier. En effet, pour une consultation normale, le délai est fixé à 1 mois. Cependant, lorsqu’il y a recours à un expert, la consultation est alors de 2 mois. Lorsque le CHSCT se charge également du dossier, le délai passe à 3 mois. Et s’il doit y avoir une intervention de la part de l’instance de coordination des CHSCT, ce délai est finalement porté à 4 mois.
Ainsi, l’avis des membres du CHSCT doit parvenir aux membres du CE au moins 8 jours avant que le délai n’arrive à expiration.

Suite à la réunion du comité pour débattre sur le dossier, le procès verbal du CHSCT devra être rédigé et permettra d’avoir une trace écrite de ce qui s’est dit. Les avis doivent également être communiqués au CE dans les délais impartis pour qu’ils soient pris en compte.

501, 2018

Les objectifs des expertises du CHSCT

L’intensification du rythme de travail, les nouveaux risques professionnels dus à l’arrivée de nouvelles machines au sein de l’entreprise, les obligations de résultats et autres pressions, sont toutes des sources de problèmes sur la santé, tout autant que les accidents du travail. Ainsi les conditions de travail et l’amélioration de l’organisation de celui-ci sont au cœur des missions du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail. A la fin de chaque réunion des membres, le procès verbal du CHSCT doit être rédigé, afin de laisser une trace des débats qui se sont tenus et des éventuels engagements pris.

Les expertises du CHSCT

Dans certains cas bien précis, les membres du CHSCT ont le droit de faire appel à un expert extérieur qu’ils désignent lors d’une réunion du comité. A l’occasion de celle-ci, un vote est mis en place. Si c’est la première expertise réalisée, il est possible de consulter le Ministère du travail pour obtenir une liste de personnes agréées pouvant réaliser l’expertise jugée nécessaire. Les résultats de ce vote devront être mentionnés dans le procès verbal du CHSCT.
C’est ensuite une fiche de mission qui lancera le processus qui permettra de réaliser un cahier des charges sur lequel l’expert se basera pour réaliser son expertise.
Une fois l’expertise déclenchée, elle doit être effectuée dans un délai d’un mois. Selon certaines conditions, en fonction des risques à évaluer, il est possible que ce délai soit quelque peu rallongé, toutefois, cela n’excédera pas une durée de 45 jours.

Domaines d’intervention

Lorsqu’au sein de l’entreprise, des changements non négligeables d’organisation du temps de travail ou d’outillage sont opérés, le CHSCT peut juger bon de faire appel à un expert pour s’assurer que ces modifications ne vont faire apparaître aucuns risques liés à l’hygiène, à la sécurité ou aux conditions de travail. Il en va de même si un système d’évaluation du personnel est mis en place.
Suite à un accident du travail avéré ou à l’apparition de maladies professionnelles, lorsqu’un risque important est repéré, le CHSCT peut faire appel à un expert pour que celui-ci puisse constater les risques effectifs que posent les conditions de travail.
Toutefois, avant que l’expertise soit proposée lors d’un comité, il est vivement conseillé que le médecin du travail, en premier lieu, soit consulté. Ensuite, l’inspection du travail ou un avocat peuvent également l’être. En effet, ils seront à même de formuler un premier avis sur les risques effectifs potentiellement graves pour les autres salariés.

Bien que le CHSCT peut avoir recours à une expertise, l’employeur a également son mot à dire sur la question. Ainsi, dans certains cas, il peut contester le coût de celle-ci, s’il estime que la démarche n’est pas justifiée. Il en va de même pour le délai que celle-ci prend ou encore le recours à un expert en lui-même, voire l’objet de ce recours. Pour savoir comment agir, il est possible de consulter un procès verbal de CHSCT similaire ou de se référer à la jurisprudence.

1405, 2015

Comptabilité du CE : le décret du 27 mars confirme les seuils déterminant les obligations comptables

Selon que vous êtes membre d’un « petit CE », d’un « CE moyen » ou d’un « gros CE »,  vos obligations en matières de comptabilités diffèrent. La loi du 5 mars 2014, qui prévoyait cette distinction, renvoyait aussi à des décrets d’application le soin de fixer les seuils applicables. Le décret a été publié et il confirme les chiffres évoqués lors des débats parlementaires (articles D. 2325-9, D. 2325-16 et D. 2325-11 du Code du travail) :

  • Un « petit CE » est un comité dont le seuil de ressources annuelles est de 153 000 euros. Dans ce cas, vous pourrez adopter une « comptabilité ultra-simplifiée » consistant en la tenue d’un livre de comptes retraçant chronologiquement les montants et l’origine des dépenses et des recettes, ainsi que l’établissement une fois par an d’un état de synthèse simplifié sur le patrimoine du CE et ses engagements en cours ;
  • Un « CE moyen » est un comité qui à la clôture de l’exercice ne dépasse pas au moins deux des trois critères suivants :
    • 50 salariés du CE,
    • 3,1 millions d’euros de ressources annuelles,
    • et/ou 1,55 million d’euros de total du bilan.

Ces CE ont la possibilité de choisir une comptabilité avec une présentation simplifiée des comptes, et de n’enregistrer leurs créances et leurs dettes qu’à la clôture de l’exercice. Mais ils ont l’obligation de confier la mission de présentation des comptes annuels à un expert-comptable rémunéré sur le budget de fonctionnement ;

  • Un « gros CE » est un comité qui dépasse deux des trois critères cités ci-dessus. Ces CE doivent tenir une comptabilité de droit commun et devront en outre, à compter du 1er janvier 2016, faire certifier leurs comptes par un commissaire aux comptes (différent de celui de l’entreprise) rémunéré sur le budget de fonctionnement.

Pour apprécier le montant des ressources du CE, il y a lieu d’additionner le montant de la subvention de fonctionnement (après déduction, le cas échéant, du montant versé au CCE) et celui de la subvention des activités sociales et culturelles, à l’exception des produits de cession d’immeubles (après déduction, le cas échéant, du montant versé à un comité interentreprises en vertu de la convention de transfert de gestion des activités sociales et culturelles).

2404, 2015

Règlement intérieur du CHSCT

Il n’est pas possible, dans le règlement intérieur du CHSCT, d’imposer à l’employeur un cadre trop strict pour la rédaction de l’ordre du jour. L’affaire commentée concerne un CHSCT, mais la solution retenue est tout à fait transposable au CE. Aussi la clause du règlement intérieur prévoyant que “l’ordre du jour comportera de façon distincte les points apportés par les membres du CHSCT et ceux apportés par le président” ne peut être imposée à l’employeur.

En effet, l’ordre du jour résulte “du seul accord commun entre l’employeur et le secrétaire du comité”.  Il n’est donc pas possible de prévoir une trame dans le règlement intérieur imposant d’indiquer l’origine des questions inscrites.

Sans l’inscrire noir sur blanc dans le règlement intérieur, nous conseillons au secrétaire d’être attentif au moment de la rédaction de l’ordre du jour à la rédaction des questions. Il faut que les autres élus et les salariés puissent comprendre à la lecture de l’ordre du jour qui a souhaité inscrire le sujet à l’ordre du jour. Il faut éviter que la direction occupe seule la première partie de la réunion avec ses sujets, car elle pourrait alors monopoliser la parole et laisser les membres de la délégation du personnel en position d’écoute passive.

Cassation sociale, 22 octobre 2014, n° 13-19.427

703, 2015

Les visites d’inspection

La démarche d’inspection du CHSCT s’effectue dans un cadre d’évaluation des risques et des dangers des salariés. Elle peut faire suite à un problème évalué, mais aussi par mesure de précaution. Et le risque d’accident n’est pas le seul risque évalué, la pénibilité et l’amélioration des conditions de travail peuvent aussi être prises en compte.

La préparation de la visite

Avant d’effectuer une visite, il est essentiel de prendre connaissance des lieux à visiter, des différents postes de travail et des salariés qui composent l’entreprise, et de déterminer le jour et l’heure de la visite. En effet, il ne sera pas forcément possible de tout évaluer, aussi est-il nécessaire de sélectionner les postes les plus sensibles et de déterminer l’instant auquel ils seront étudiés, en évitant, par exemple, les phases d’inactivité ou de relais d’équipes. Il est important, encore, de prendre connaissance de tous les documents en rapport avec le site (programme de prévention, Document Unique), des éléments de sécurité (plan d’évacuation, dispositifs de lutte contre l’incendie) et des contraintes environnementales.

L’observation des risques

Sur place, la visite se déroulera en plusieurs temps. Le premier temps est celui de l’observation. Sont alors étudiés les différents flux de l’entreprise, les équipements, les rotations d’équipes, les manutentions, les rythmes de travail, les différents gestes et postures, les déplacements, ou la prise en compte des incidents précédents. Le second temps est celui de la mesure. Il examine le bruit, la lumière, la chaleur, l’air…, toutes les données des conditions de travail, ainsi que l’aménagement du poste de travail. Vient ensuite le temps de la vérification. Sont analysés la signalétique des secours, l’état des lieux et des machines avec la fréquence des contrôles effectués sur les équipements, la maintenance, les installations électriques…, tous les sujets sensibles. Il ne reste, enfin, qu’à s’entretenir avec les salariés pour savoir tout ce qui n’est pas observable à l’oeil nu ou dans des délais aussi brefs. La discussion portera, entre autres, sur les horaires, les relations dans le travail, les risques, les difficultés rencontrées, les dysfonctionnements, etc.

Cette inspection pourra se terminer par une rencontre avec le comité d’entreprise, avant la réalisation d’un compte-rendu, la programmation, si nécessaire, d’une nouvelle visite complémentaire, l’information des salariés concernés et la notification sur le Document Unique.