En séance de Comité d’Entreprise, le rédacteur qui rédige le procès verbal enregistre la réunion sous format numérique, avec un dictaphone tel que l'Olympus WS-550. Il stocke et sauvegarde les données sur un serveur interne accessible au Secrétaire. Le Secrétaire peut donc accéder au fichier quand il en fait la demande.

Le rédacteur qui rédige un procès verbal de réunion peut traiter des documents remis en séance afin de les faire apparaître dans le corps du texte du procès-verbal.

Selon l’article L.434-4 du Code du travail, le procès-verbal de réunion doit être approuvé avant affichage et diffusion. En début de réunion, il est d’usage d’adopter le procès-verbal de la séance précédente. Tout membre du Comité peut demander des modifications et faire des corrections (modification, adjonction, suppressions) en ce qui concerne ses propos, si la majorité du Comité l’accepte.

Le Secrétaire est seul habilité à rédiger le procès-verbal de réunion mais peut se faire assister d’un rédacteur.

Avant sa première intervention, le rédacteur prend connaissance des activités de l’entreprise et de son actualité dans le secteur économique, le cas échéant. Il dispose également du précédent compte rendu de réunion du Comité d’Entreprise afin de se familiariser avec les instances en présence. Il a été renseigné sur le format commandé par le Secrétaire et organisera sa prise de notes en conséquence.

Un rédacteur de procès verbal est un prestataire extérieur auquel le Secrétaire du Comité d'Entreprise (ou d’une autre Instance Représentative du Personnel) fait appel pour établir le procès verbal de la séance du Comité d’entreprise. Le rédacteur est le garant d’une retranscription formelle et impartiale des propos ; il est aussi l’assistant du Secrétaire, ce qui permet l’établissement d’un lien de confiance.

Afin d’établir le procès verbal d’une réunion de Comité d'Entreprise, le rédacteur se conforme scrupuleusement aux critères du cahier de rédaction PV établis avec le Secrétaire concernant le niveau de synthèse ou la hiérarchisation de l’information, mais aussi le style et la tonalité du procès verbal de réu

La décision relative à la longueur du procès-verbal du Comité d’entreprise peut être prise en fonction du lectorat potentiel du document. Le Comité peut décider que le procès-verbal restera un outil de travail destiné aux membres du Comité, le Président, l’inspecteur du travail.

Le procès-verbal est un document qui reflète la globalité des débats du Comité. Les réunions longues font souvent l’objet de procès-verbaux volumineux, qui ne sont de fait pas lus entièrement par les salariés, par manque de temps voire d’intérêt pour les arguments – économiques, techniques, financiers - qui précèdent un avis du Comité ou une décision de la Direction.

Si la structure de tous les comptes rendus semble au premier abord identique, c’est que ce document est un outil de travail pour les membres du Comité, un média d’information pour les salariés, et un document utilisable en justice. Le compte rendu est dont un document à valeur stratégique et doit à ce titre répondre à des normes strictes.