La rédaction d'un compte rendu

Constitution d'un cahier des charges personnalisé et définition d'un format approprié

Une interview du responsable interne du compte rendu (organisateur, secrétaire administratif, Secrétaire du CE, membre de la Direction, etc.) permet l'établissement d'une grille exhaustive des critères de forme et de fond dans la rédaction du compte rendu.

Ce cahier des charges constitue le référentiel auquel à la fois le rédacteur et le client se rattacheront ; il permet aussi de définir la taille du procès verbal de comité d’entreprise (en pourcentage du « volume » oral : de 10 % à 100 %).

Préparation de chaque réunion

Afin de bien préparer la rédaction de compte rendu, il suffit au responsable du compte rendu de communiquer à Mot-Tech l'ordre du jour pour chaque réunion et, lorsque cela est possible, les documents annexes.

La réunion

Lors de la réunion, le rédacteur de procès verbal de réunion de Mot-Tech :

• prend des notes sur son ordinateur portable ;
• enregistre, si cela est autorisé, l'intégralité des propos (hors ceux signalés comme « off » par les intervenants)  ;
• demande aux participants, lors des suspensions de séance ou au terme de la réunion, de préciser tel ou tel point dont la compréhension est incertaine.

La rédaction du compte rendu

Après la réunion, le rédacteur :

• rédige un compte rendu à partir de ses notes et, le cas échéant, de l'enregistrement, en suivant les consignes du cahier des charges ;
• contacte par téléphone ou e-mail le responsable du compte rendu s'il lui manque des éléments de compréhension cruciaux ;
• après la rédaction de compte rendu, établit en fin de document un index listant :
  • les incertitudes portant sur les noms propres et les acronymes ;
  • les éventuelles incertitudes portant sur le fond des propos.

Navettes

Une fois le compte rendu rédigé, il est envoyé au client par mail. Sur demande, le rédacteur effectue les ultimes corrections et modifications.

Découvrez la rédaction d'un procès-verbal en images animées.