Faites appel à Mot-Tech et bénéficiez d’un prestataire ayant mis en place toutes les mesures à même de vous garantir la confidentialité la plus stricte.

Les réunions d’IRP sont le lieu de dialogue social privilégié au sein de l’Entreprise. Leurs procès-verbaux doivent rendre compte avec fidélité des échanges, mais un certain nombre d’informations ne doivent pas y paraître (situations personnelles, propos déplacés tenus par exemple sous le coup de la colère ou du dépit, informations confidentielles dites « off », etc.). Au-delà de l’obligation légale que représente ce principe de confidentialité, c’est là la condition sine qua non d’une parole libérée.

Si le procès-verbal est rédigé en interne, son rédacteur (Secrétaire de l’instance, groupe d’élus, secrétaire administratif, DRH, secrétaire de Direction, juriste d’entreprise, etc.) se doit de garder une parfaite confidentialité sur la tenue des propos échangés en réunion.

Si le procès-verbal est rédigé par un prestataire extérieur, celui-ci doit aussi, bien entendu, respecter une absolue confidentialité. Plusieurs garanties doivent absolument être apportées en la matière :

  • exigez une garantie formelle : les engagements précis de confidentialité de votre prestataire doivent être inclus dans votre contrat avec lui.
  • exigez une garantie « structurelle » : votre prestataire doit maîtriser ses process. Sa gestion documentaire doit être irréprochable.
  • votre prestataire doit prévoir pour ses salariés des accès sécurisés et personnalisés aux documents et enregistrements audio.
  • votre prestataire doit avoir une procédure d’archivage et de destruction à terme des documents et des enregistrements audio.
  • votre prestataire doit pouvoir vous présenter clairement tous ses process.
  • exigez que les rédacteurs de vos procès-verbaux aient un statut salarial compatible avec la confidentialité de la prestation : un salarié en CDI est contraint par son contrat de travail de respecter la confidentialité de mise dans son métier, tandis qu’un « freelance », non seulement se sentira naturellement moins soumis à une telle obligation, mais ne sera en outre en rien contraint par la loi de respecter celle-ci. Si votre prestataire fait appel à un sous-traitant (même occasionnellement), il ne pourra que difficilement garantir cette confidentialité. Respecte-t-il déjà les contraintes du droit social en matière de travail dissimulé relatives à la sous-traitance ?

Nous avons fait de la confidentialité une exigence centrale de tous nos process.

Les rédacteurs de Mot-Tech qui vous sont affectés ont été embauchés en CDI. Nous pouvons vous transmettre sur demande l’extrait de leur contrat de travail comportant leur clause de confidentialité.

Nous nous engageons à signer toute clause de confidentialité spécifique que vous voudrez nous soumettre. Une telle clause est au demeurant systématiquement incluse dans nos contrats.

Nos transmissions internes, par le biais de notre intranet, sont sécurisées par un certificat fourni par l’autorité de certification Gandi, et bénéficient d’un cryptage 128/256 Bits avec une clé 2048 bits.

Votre espace client, par lequel vous pourrez nous informer des dates des prochaines réunions, et télécharger le cas échéant les enregistrements de vos réunions, est également protégé par le même certificat.

Les communications électroniques de nos salariés avec le planning s’effectuent par le biais de Google Apps. Les contrôles, procédures et directives de Google sont conformes aux exigences établies par un audit SAS 70 Type II.

ISO 9001