Cher Maître,

 

Comme vous le dirait Cicéron : Pro Iuppiter! Frustra te ipsum documentum scribo vobis? Sed tamen cum celeritate turturem;*

 

(*si vous avez perdu votre latin, la traduction est en post-scriptum du courrier)

Le problème

Lorsque vous croisez un vieil ami du lycée, et que vous lui dites que vous êtes avocat, il vous imagine drapé dans une robe noire, debout face au juge, grondant un “objection-votre-honneur” tonitruant.

 

Mais la vraie vie d’un avocat est loin de la fiction de Boston Legal. Si vos jours sont voués au travail et vos nuits au sommeil, il vous semble certainement parfois que vous n’êtes qu’une interface homme-machine entre votre client et votre traitement de texte…

 

Chacun se ment à soi-même sur un certain nombre de sujets. En l’occurrence, la probabilité est forte que vous vous mentiez à vous-même concernant votre capacité à bien utiliser le clavier d’un ordinateur. Utilisez-vous vraiment les dix appendices osseux que la Providence a octroyé à notre espèce en prévision de l’apparition du Macintosh ? Ou “tapotez”-vous plutôt votre clavier de deux ou trois phalanges maladroites nécessitant toute votre concentration ? Autant dire que votre vitesse de frappe au clavier est celle d’une tortue en fin de vie. La plupart des avocats tapent à trois, quatre ou cinq doigts, quand ils n’utilisent pas uniquement leurs deux index !

 

La vitesse moyenne de frappe d’un usager lambda de l’informatique de bureau est de 40 mots par minute (MPM). Si vous atteignez ce ratio, vous faites déjà partie du dessus du panier parmi les avocats… Et si vous vous entrainiez à la frappe rapide, vous pourriez accroître encore cette vitesse de 20 %. Ce faisant, vous économiseriez pas moins de 35 minutes par jour, soit un total de 213 heures par an !

 

Mais peut-être avez-vous mieux à faire que d’apprendre l’art de frapper à dix doigts sur un clavier informatique, ou dactylographie. Pour être franc, ce serait la meilleure solution, mais une sorte de paresse ou de phobie généralisée fait qu’à peu près personne ne se colle à ce pénible exercice, malgré tous ses bénéfices. Vous ne ferez pas exception à la règle, et nous éviterons donc de vous orienter vers une formation de ce type.

 

Il existe pourtant une alternative à la frappe rapide, pour un résultat parfaitement similaire : la dictée vocale. Il s’agit tout simplement de confier la rédaction de vos courriers et autres documents à une secrétaire, qui le fera sur la base de votre dictée. Pourquoi rédiger soi-même environ 40 mots par minute, alors que le débit vocal normal est de 160 mots par minute ? Le calcul est simple : vous divisez par 4 le temps que vous consacrez à vos tâches de rédaction ! Qui dit mieux ?

 

Si vous le voulez bien, prenez un moment pour réfléchir sérieusement : combien de temps passez-vous actuellement à ces tâches ? Combien de courriers rédigez-vous vous-même chaque jour ou chaque semaine ? Combien de rapports et comptes rendus ? Combien d’heures perdues chaque semaine ? Combien de dizaines d’heures chaque mois ? Combien de centaines d’heures chaque année ? Oui, ce sont bien des centaines d’heures, très probablement…

 

Divisez ce temps par 4. Voilà ce qu’il vous en coûterait en temps si vous pouviez, non pas rédiger, mais simplement dicter vos documents. Et voici ce que vous pouvez éventuellement faire de ces probables centaine d’heures supplémentaires chaque année :

  • trouver de nouveaux clients ;
  • faire croître votre cabinet ;
  • mettre en place de nouveaux process plus efficaces ;
  • recruter des collaborateurs ;
  • ou tout simplement, aller vous balader ou profiter de votre famille et vos amis.

 

Pourquoi, dans ce cas, la retranscription vocale automatisée n’est-elle pas généralisée, puisque des logiciels tels que Siri ou Dragon sont depuis longtemps proposés au public ? Le fait est que si l’intelligence artificielle est bien l’avenir de la retranscription, l’utilisation professionnelle de ces logiciels n’est pas encore au point. Si vous avez déjà utilisé l’un de ces programmes, vous savez en effet qu’ils font encore beaucoup d’erreurs. Et avez-vous déjà ressenti la frustration intense de devoir répéter un mot quatre ou cinq fois à un logiciel, avant de devoir laisser tomber ? Les erreurs de retranscription prennent en outre beaucoup de temps à corriger, et vous ne pouvez pourtant pas vous permettre d’avoir de telles incorrections dans vos documents officiels. Votre responsabilité professionnelle (et pénale) est engagée.

 

Pour l’heure, donc, rien ne vaut la qualité du travail de retranscription effectué par un être humain. Cela a bien sûr un coût, mais qui peut être plus raisonnable qu’on ne le croit généralement.

Comment ça marche ?

Nous sommes le premier prestataire de rédaction de documents à proposer une application dédiée aux avocats :

  • Utilisez la fonction “dictaphone” de votre téléphone pour enregistrer votre prochaine dictée, cliquez sur le bouton “partager”, et envoyez ce fichier audio à l’adresse legal@mot-tech.com avec vos coordonnées. Nous vous enverrons en retour un engagement de confidentialité signé ainsi que votre document rédigé, relu, mis en forme, prêt à être envoyé au client. Et tout cela sous 24 heures chrono !
  • Vous pourrez ainsi dicter et nous envoyer vos consultations et autres documents, en indiquant les modalités de mise en forme que vous souhaitez pour chaque document. Un cahier des charges précis peut aussi être réalisé en amont.
  • Tout document est rédigé par un rédacteur d’expérience, et relu par un rédacteur senior issu d’un 3ème cycle universitaire ou détenteur d’un doctorat.
  • Vous pouvez aussi joindre en permanence notre service clients afin de préciser d’éventuels éléments spéciaux ou faire amender (gratuitement) un document qui ne vous donnerait pas entière satisfaction.
  • Nous vous enverrons en retour votre document rédigé, relu, mis en forme, prêt à être envoyé au client. Et tout cela sous 48 heures ouvrées chrono !

 

Vous êtes naturellement soucieux de la confidentialité. Nos process sont intégralement certifiés ISO 9001 par Bureau Veritas, ce qui vous garantit une sécurité absolue de vos données. Un engagement de confidentialité signé vous sera également remis pour toute prestation.

 

Si vous faites déjà appel à un(e) assistant(e) pour rédiger vos dictées, libérez son temps onéreux pour d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée :

  • envoyer vos factures d’honoraires ou de provision ;
  • encaisser vos créances client plus rapidement afin d’améliorer votre trésorerie ;
  • mettre en oeuvre vos campagnes marketing ;
  • améliorer votre relation clients…

Envoyez-nous directement votre prochaine dictée sur legal@mot-tech.com avec vos coordonnées. Ou appelez notre service spécialisé Mot-Tech Legal au 01 45 74 45 85 ; nous nous ferons un plaisir de vous aider à gagner du temps !

 

Alex Pawle
Rédacteur en chef
Mot-Tech Legal


P.S. : Traduction de la citation latine parodique : “Par Jupiter, tu perds encore ton temps à rédiger toi-même tes documents ?!! Mais tu le fais pourtant à la vitesse d’une tortue !”