Les PV du CE sont établis par le secrétaire de l’instance

L’article R. 2325-3 du Code du travail dispose : “Les délibérations des comités d’entreprise sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire et communiqués au chef d’entreprise et aux membres du comité.”

C’est donc le secrétaire de l’instance, et lui seul, qui est responsable de la rédaction du PV de CE. Le réunions ordinaires, aussi bien qu’extraordinaires, doivent faire l’objet d’un compte rendu.

La loi ne prévoyant pour l’instant aucun délai pour ce faire, ni les autres élus, ni l’employeur ne peuvent forcer le secrétaire à respecter cette obligation. On rencontre d’ailleurs régulièrement des secrétaires qui, par manque de temps ou de capacité, ou encore par négligence, se retrouvent avec des dizaines de PV en retard. Il va sans dire que lorsqu’ils s’en préoccupent finalement, la tâche apparaît herculéenne, et le résultat fort peu utilisable : personne ne se souvient de ce qui a été dit voici plusieurs mois ou années, et les problématiques discutées ne sont plus du tout à l’ordre du jour.

Si en l’absence du secrétaire, et à défaut de désignation d’un secrétaire de séance, l’employeur rédige un procès-verbal des débats, celui-ci n’est pas considéré comme valable, même s’il a été validé par une majorité de membres du comité (Tribunal de Grande Instance de Dieppe, 9 décembre 1959). Cela dit, la loi n’interdit ni l’employeur, ni les autres élus, de rédiger un compte rendu de la réunion et de le diffuser auprès des salariés ; ce document n’aura néanmoins aucune valeur légale.

L’enregistrement des débats : une modalité à laquelle l’employeur ne peut s’opposer

Pour conclure, on peut rappeler la possibilité d’enregistrer les séances du comité d’entreprise afin de faciliter la rédaction de leurs procès-verbaux. Cet usage peut être mis en place dans le cadre d’un vote formel du CE ; l’employeur ne peut s’y opposer. On rappellera néanmoins à cette occasion l’obligation de confidentialité du procès-verbal ; les propos indiqués comme “off the record” doivent rester tels. La confiance doit être de mise en cette instance, comme dans toutes les IRP, afin d’encourager une parole vraie et des échanges enrichissants.

Il faut aussi, bien entendu, éviter que l’enregistrement sonore de la réunion soit diffusé, par erreur ou malveillance, auprès des salariés ou à l’extérieur de l’entreprise. Cet enregistrement est un outil d’aide à la rédaction, éventuellement une preuve ou une archive, mais il n’a en rien vocation à être rendu public.

Approbation à main levée ou à bulletin secret

S’agissant de l’approbation du PV, la loi laisse le choix de la modalité du vote : à main levée ou à bulletin secret ; et selon une majorité définie par le règlement intérieur.

Il est important de préciser que, sauf disposition contraire du règlement intérieur de l’instance, la signature de l’employeur n’est en rien nécessaire à l’approbation et l’affichage du PV. Dans les faits, cependant, une double signature apporte une certaine légitimité au document aux yeux des salariés, et témoigne de la bonne santé du dialogue social au sein de l’instance.

Les IRP : un lieu de diplomatie, où il faut ménager les ego individuels

Il faut aussi, bien sûr, ménager les ego des uns et des autres. Les IRP sont des lieux de diplomatie permanente. Un procès-verbal de séance de CE, de CCE, de CHSCT, de comité de groupe, etc., doit là aussi respecter un certain protocole – éviter la moquerie acerbe, l’insulte, etc. – afin que le dialogue soit constructif et inscrit dans le long terme. Les instances efficaces sont presque toujours celles où représentants de l’employeur et élus se connaissent depuis longtemps, et jouent d’un commun accord une même partition sincère, bien que par essence clivée.

Garder une certaine tonalité vivante aux débats

L’une des difficultés de l’exercice de rédaction des procès-verbaux d’IRP consiste d’ailleurs à trouver un style qui garde néanmoins une certaine tonalité vivante aux débats, afin que les salariés, notamment, y trouvent un récit attrayant et réaliste du dialogue social, plutôt qu’une archive déjà poussiéreuse, pleine de jargon et de sous-entendus incompréhensibles. L’une des gageures du passage de l’oral à l’écrit réside ainsi en la transmission de l’humanité des locuteurs. Au-delà de positions et postures parfois binaires imposées par la loi, DRH comme élus sont en effet souvent là pour défendre une certaine idée de la “justice” sociale et économique. Il est extrêmement important qu’un procès-verbal reflète cette préoccupation constante des uns et des autres à assurer à la fois un certain bonheur dans l’entreprise, et une certaine sécurité du et au travail.

En ce qui concerne le “degré” d’information rapporté à l’écrit, il revient à chaque secrétaire de trouver le bon équilibre entre exhaustivité et synthèse, dans un souci à la fois de précision et de lisibilité du document. De ce fait, il est tout à fait possible (et nombre de CE ont adopté cette pratique) de rédiger deux documents : un PV relativement exhaustif, reprenant l’ensemble des interventions importantes et jusqu’aux nuances des points de vue, et un PV bref, qui permettra aux salariés d’aller à l’essentiel sans se perdre dans des détails subtils ou des querelles individuelles.

Retranscription intégrale ou procès-verbal synthétique : la loi laisse entière liberté au secrétaire du CE de la forme du PV

Enfin, on constate que la loi ne prévoit pas une forme particulière pour le procès-verbal : celui-ci peut aussi bien être une retranscription intégrale des discussions qu’une synthèse plus ou moins poussée de celles-ci. Il faut au moins éviter le mot à mot, qui dans la plupart des cas sera parfaitement incompréhensible – la langue orale étant par nature, et presque quelle que soit la qualité des orateurs, fort étrangère à la langue écrite.

Un bon procès-verbal est un document formel, aisément lisible, même par une personne n’ayant pas assisté à la réunion (c’est-à-dire un salarié, un manager, un inspecteur du travail, un directeur départemental du travail, un juge, un expert, etc.). Le style doit être homogène, de sorte que la parole de chacun ait d’emblée le même poids. En ce sens, un bon rédacteur “égalise” la parole, en corrigeant les petites ou grosses erreurs de chaque orateur, de sorte que le fond du discours soit limpide, direct, sans ambiguïté. Les personnes ayant un langage d’emblée clair à l’oral, ponctué d’articulations logiques agréables, sachant construire méticuleusement leur discours, gardent cependant, naturellement, un avantage certain sur les orateurs brouillons et improvisant plus qu’exposant leur pensée. Le secret du succès, comme chacun sait, est de “bien connaître ses dossiers”.

L’affichage du PV du CE : une possibilité et non une obligation

L’article L. 2325-21 du Code du travail précise par ailleurs : “Le procès-verbal des réunions du comité d’entreprise peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité.”

On notera donc que cet affichage est une possibilité, et non une obligation légale. Dans les faits, cependant, il est rare de rencontrer un comité qui ne diffuse pas ce document auprès des salariés, et ce de façon systématique.

On notera aussi que le PV doit nécessairement être validé avant affichage. Dans les CE efficaces, cette validation se fait au début de la séance suivante. Le secrétaire consciencieux aura transmis préalablement le document aux participants à la réunion, afin d’éviter une lecture commune et des débats qui s’éternisent.

L’article L. 2325-20 précise notamment : “L’employeur fait connaître lors de la réunion du comité d’entreprise suivant la communication du procès-verbal sa décision motivée sur les propositions qui lui ont été soumises. Les déclarations sont consignées dans le procès-verbal.”

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