La préparation d’une réunion d’entreprise dépend du type de séance concerné. Pour une réunion des représentants du personnels, qu’il s’agisse d’un CSE, d’un CHSCT, d’un CE, d’un comité d’administration ou de tout autre type de réunion de représentation du personnel, nous vous livrons les techniques de préparation pour votre réunion d’entreprise afin que celle-ci se déroule dans les meilleures conditions possibles.

 

Préparer une réunion d’entreprise

Une réunion bien préparée permet de ne pas perdre de temps pendant la réunion en elle-même. En effet, la réunion d’un CSE, d’un CHSCT, d’un CE, d’un comité d’administration peut facilement rassembler une trentaine de personnes dans certains cas. Pour ne pas faire du hors sujet, il faut bien vérifier quel est l’ordre du jour. Et pour éviter de perdre du temps pendant la séance, il est important de communiquer à l’ensemble des personnes présentes tous les documents qu’elles doivent consulter avant la séance. Nous vous conseillons de les envoyer suffisamment tôt pour leur laisser du temps. Par ailleurs, s’il est nécessaire de lire les documents lors de la réunion, elle risque de prendre beaucoup plus de temps que nécessaire.

 

Anticiper les questions

Pour bien préparer votre réunion d’entreprise, nous vous conseillons de prévoir un diaporama qui permet aux différents participants de suivre les points clés de votre présentation, mais aussi de voir des photos et des graphiques percutants venant illustrer vos propos. Pensez à anticiper le maximum de questions afin d’intégrer les réponses dans votre discours. Cela permettra de limiter le nombre de digressions pendant votre présentation, mais aussi de limiter le nombre de questions et de pouvoir en aborder des plus pertinentes.

 

Les aspects techniques de la préparation d’une réunion d’entreprise

Enfin, pour que la réunion puisse se dérouler dans les meilleures conditions, n’oubliez pas de vérifier que la salle est bien réservée et que les personnes devant être présentes ont été informées du lieu et de l’heure de la réunion. Il n’est pas rare qu’une mauvaise réservation de salle ou une mauvaise information se transforme en une réunion devant être repoussée à une autre date.