Budget de fonctionnement

Aspects économiques du choix d’un prestataire pour la rédaction des PV du CE

2909, 2014

Réunion de CE : L’assistance de l’employeur au CE par des tiers à l’entreprise est possible à certaines conditions

Au cours d’une réunion de CE, le président du CE peut se faire accompagner par deux collaborateurs de son choix appartenant au personnel de l’entreprise.
Il peut inviter des personnalités n’appartenant pas au personnel de l’entreprise ou inviter plus que deux collaborateurs, à condition d’obtenir l’accord à la majorité du CE et pour autant que le nombre de personnes assistant l’employeur soit raisonnable. Autrement dit qu’il ne soit pas porté atteinte à l’équilibre de la réunion, que le CE n’ait pas le sentiment d’être en infériorité numérique au point que cela en devient intimidant. Mais comment savoir que le CE a bien accepté la présence de ces tiers à l’entreprise quand il n’a pas expressément manifesté son accord ?
Telle était la question posée dans cette affaire. L’initiative ne vient pas du CE, mais de salariés licenciés pour motif économiques qui ont saisi le Conseil de prud’hommes de diverses demandes. Ils réclament notamment des  indemnités pour irrégularité de la procédure d’information/consultation du CE, car lors des huit réunions de consultation du CE qui sont intervenues dans un contexte de difficultés économiques entrainant des suppressions d’emplois, un avocat et un consultant se trouvaient au côté de l’employeur.
Ni la Cour d’appel, ni la Cour de cassation n’accordent aux salariés les dommages et intérêts demandés.
Les juges estiment que la procédure consultative n’est pas rendue irrégulière par la présence de personnes étrangères à l’entreprise. Pour en arriver là, ils font remarquer que les élus ne se sont pas contentés de n’émettre aucune contestation, ils ont interrogé ces personnes étrangères à l’entreprise ! Qui plus est, les juges notent que la présence de ces personnalités extérieures n’a pas porté atteinte à l’équilibre de la procédure consultative. D’ailleurs, la cour d’appel constate, PV à l’appui, qu’étaient présents aux huit réunions au maximum 5 personnes pour l’employeur, et entre 12 et 15 représentants du personnel, les suppléants ayant assisté aux séances.
On n’insistera jamais assez sur les mentions portées au PV de réunion de CE. La mention du nombre de personnes ayant assisté à la réunion n’est pas neutre. C’est cette mention qui a permis aux juges de dire que l’équilibre de la réunion n’était pas bouleversé par le nombre de personnes entourant l’employeur. On n’indique pas le nombre de personnes présentes et absentes à la réunion uniquement parce que cela s’est toujours fait comme cela !

Cassation sociale, 8 juillet 2014, n° 13-15.470

2909, 2014

Budget de fonctionnement et indemnités transactionnelles

Les indemnités transactionnelles, dans leur partie supérieure à celles correspondant aux indemnités légales et conventionnelles, n’entrent pas dans le calcul de la masse salariale brute pour calculer le budget de fonctionnement.

Le mois dernier, nous vous avons fait part d’une décision rendue le 20 mai par la Cour de cassation (Cass. soc., 20 mai 2014, n° 12-29.142). La Cour y énonçait que, sauf engagement plus favorable, les ressources du CE pour ses activités sociales et culturelles (ASC) se calculent non sur la base de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) mais à partir du compte 641 tout en en excluant plusieurs éléments :

  • les rémunérations des dirigeants sociaux;
  • les remboursements de frais;
  • les sommes dues au titre de la rupture du contrat de travail hormis les indemnités légales ou conventionnelles de licenciement, les indemnités de retraite et des indemnités de préavis.

Certes, cette décision concernait le calcul de la dotation activité sociale et culturelle, mais la solution dégagée nous semblait transposable au calcul du budget de fonctionnement. D’ailleurs, elle l’a été dans une décision rendue le 9 juillet (Cassation sociale, 9 juillet 2014, n° 13-17.470).
Ne vous étonnez pas si nous citons la même référence que celle énoncée plus haut, car il s’agit de la même affaire. Le CE soulevait plusieurs points, on dit plusieurs moyens ou plusieurs branches du même moyen.
La solution dégagée ici intervient dans la même affaire citée plus haut, société Systra c/CE de la société Systra.
Dans sa demande de rappel de budget de fonctionnement, le CE de la société Systra demandait que les indemnités transactionnelles versées et inscrites au compte 641 du plan général comptable soient intégrées dans la base de calcul de la dotation de fonctionnement.
Réponse de la Cour de cassation : les indemnités transactionnelles, dans leur partie supérieure à celles correspondant aux indemnités légales et conventionnelles, n’entrent pas dans le calcul de la masse salariale brute pour calculer le budget de fonctionnement.
A contrario, celles qui sont inférieures ou égales aux indemnités légales ou conventionnelles doivent être prises en compte.

2909, 2014

Budget de fonctionnement et salariés mis à disposition

La rémunération des salariés mis à disposition par une entreprise extérieure doit rentrer dans la base de calcul du budget de fonctionnement de l’entreprise d’accueil pour autant que ces salariés sont intégrés de façon étroite et permanente à l’entreprise d’accueil.

Systra c/CE de Systra, nouvelle saison… C’est un contentieux qui oppose depuis longtemps la société Systra à son comité d’entreprise mis en place en 2001 à propos du calcul de la dotation de fonctionnement.
La société Systra, créée par la SNCF et la RATP, a signé une convention de mise à disposition de personnel en 1995. Elle dispose d’un personnel propre et d’un personnel mis à sa disposition par ces entreprises et rémunéré en tout ou partie par elles.
Le CE de Systra avait en son temps saisi la justice pour que la rémunération des agents mis à sa disposition soit incluse dans le calcul de la dotation de fonctionnement. Il avait obtenu une réponse favorable, les juges ayant considéré que, comme ces personnels étaient intégrés de façon étroite et permanente à la communauté de travail constitué par le personnel de l’entreprise Systra, il fallait bien intégrer leur rémunération dans la base de calcul. Les juges ont inventé ce concept de l’intégration étroite et permanente à la communauté de travail constitué par le personnel de l’entreprise d’accueil sans vraiment le définir.
L’idée, c’est qu’au bout d’un certain temps de présence dans l’entreprise d’accueil (temps non quantifié), à y fréquenter le personnel, à y travailler dans ces locaux, on oublie que ce personnel ne fait pas partie de l’effectif de l’entreprise d’accueil au point qu’on les confond avec les salariés de l’entreprise d’accueil. Ces personnels peuvent venir trouver les élus du CE pour des questions liées à leurs conditions de travail.
C’est pourquoi les juges décident que, même si ces personnels ne sont pas dans un lien de subordination vis-à-vis de la société d’accueil, même s’ils ne bénéficient pas forcément de ses activités sociales (restant rattachés à leur société d’origine), leurs rémunérations doivent être incluses dans la masse salariale brute servant de base au calcul de la subvention de fonctionnement de son comité d’entreprise.
La dotation de fonctionnement du comité doit être calculée sur la base des besoins globaux de l’entreprise en personnel, et non pas sur celle des seuls besoins qu’elle couvre avec ses salariés propres.Ça, c’est ce qu’ont décidé les juges le 7 novembre 2007 (Cassation sociale, 7 novembre 2007, n° 06-12.309) dans le contentieux qui oppose Systra à son CE.
Mais l’affaire ne s’arrête pas là. Le CE saisit de nouveau la justice, en l’occurrence le tribunal de grande instance, pour demander la condamnation de la société à lui verser un rappel de sommes dues au titre de la subvention de fonctionnement. On ne s’étendra pas sur les lenteurs de la justice, mais en 2010, la Cour d’appel condamne la société Systra à verser une provision au CE et fait droit à la demande du CE d’une nouvelle expertise pour permettre à la juridiction de déterminer le montant des sommes dues au titre des arriérés de budget de fonctionnement pour la période allant de 1985 (date de la création du CE) à 2008, sur la base du compte 62 du plan comptable (charges externes, autres que les achats, en provenance des tiers).
Mais à nouveau, cette décision est contestée et passe devant une autre Cour d’appel, laquelle condamne la société à un rappel de subvention concernant notamment les salariés mis à disposition. La société n’étant pas satisfaite de cette solution, elle introduit un pourvoi en cassation. Elle fait valoir que si le CE voulait que la rémunération des salariés mis à disposition soit intégrée dans la dotation de fonctionnement, il devait en rapporter la preuve.
« Faux », rétorque la Cour de cassation. Ce n’est pas au CE de rapporter la preuve que ces salariés sont intégrés de manière étroite et permanente à la communauté de travail de la société d’accueil, mais à l’entreprise d’invoquer l’absence d’intégration étroite et permanente des salariés mis à disposition chez elle si elle ne veut pas que leur rémunération soit intégrée dans la base de calcul de la subvention de fonctionnement.
Au passage, les juges admettent avec les rémunérations des salariés mis à disposition l’intégration d’éléments de rémunération qui ne figurent pas au compte 641 dans l’assiette de calcul du budget de fonctionnement. Doit-on en déduire que si les indemnités de rupture sont placées dans un compte autre, à savoir le compte 671 « Charges exceptionnelles » comme on le constate parfois, le CE pourrait demander la réintégration de ces sommes dans l’assiette de calcul du budget de fonctionnement ? La suite au prochain épisode….
Cassation sociale, 9 juillet 2014, n° 13-17.470

809, 2010

Critère 4 pour une rédaction de compte rendu performante : la tarification

Le marché de la rédaction de compte rendu de réunions est très concurrentiel ; il s’avère difficile de comparer les tarifs car les prestations diffèrent. Les tarifs pratiqués pour la rédaction du compte rendu sont toujours à mettre en relation avec la qualité du document final. En tout état de cause, il ne faut pas hésiter à choisir le prestataire après un premier essai.

Le tarif proposé pour la rédaction d’un compte rendu est également à examiner en fonction de la durée généralement constatée des réunions et du format demandé. Il s’avère toujours moins onéreux de conserver un prestataire rédigeant des comptes rendus de qualité que de changer de prestataire pour une question d’économies. Le temps passé à effectuer des corrections et les tensions au sein de l’instance liées au compte rendu qui ne reflète pas les débats représentent finalement un coût non négligeable.

Les prestataires de rédaction de compte rendu clé en main qui emploient des salariés en CDI, qui recrutent des rédacteurs qualifiés et les forment en interne proposent finalement des tarifs étudiés compte tenu de la valeur ajoutée de leurs prestations.

109, 2010

Critère 3 pour une rédaction de PV performante : la communication

La rédaction de PV est une prestation intellectuelle qui met en valeur la qualité du travail effectué en réunion de Comité d’Entreprise. A ce titre, le rédacteur devient le collaborateur du Secrétaire qui a la responsabilité de la rédaction du PV et de sa diffusion. Or il s’avère difficile de collaborer avec des rédacteurs qui ne participent pas régulièrement aux réunions.

Un rédacteur régulier ou son remplaçant devraient systématiquement participer aux réunions des Comités d’Entreprise afin d’assurer un meilleur suivi de la prestation de rédaction PV. Ce fonctionnement évite au Secrétaire de répéter les normes qu’il veut voire respecter en matière de retranscription de l’information. En outre, le professionnalisme du rédacteur se mesure à l’aune de la relation qu’il instaure avec le Secrétaire : les questions qu’il pose en amont et en aval de la réunion témoignent de sa volonté de comprendre le Comité et l’entreprise dans laquelle il intervient pour la rédaction du PV.

2508, 2010

Critère 2 pour une rédaction de PV performante : la rapidité

La qualité de la rédaction du PV est certes un critère discriminant. Encore faut-il que celui-ci soit remis au Secrétaire dans un délai raisonnable. Le critère du respect du délai fixé de remise du PV s’avère capital.

Ce délai de rédaction du PV est fixé par contrat en fonction de la durée habituelle des réunions. Un délai de réception de 10 jours ouvrés pour les PV et de 2 à 3 jours ouvrés pour les notes de synthèse semble approprié à l’exercice. Les Secrétaires convoquent plusieurs réunions exceptionnelles par an. Il est important que le rédacteur puisse intégrer ces données dans son calendrier de travail, et puisse répondre positivement à des demandes exceptionnelles de remises expresses formulées par les Comités. A ce titre, le prestataire de rédaction PV doit pouvoir être joint à tout moment par mail ou par téléphone afin d’assurer un suivi professionnel et efficace.

1808, 2010

Premier critère pour une rédaction de compte rendu performante : la qualité

La qualité du procès-verbal est le premier critère qui préside au choix d’une prestation de rédaction de compte rendu. Le rédacteur n’est pas un simple sténotypiste qui reproduirait à l’écrit les propos tenus à l’oral. Il effectue un véritable travail sur la langue : passage de l’oral à l’écrit, synthèse de l’information, mise en forme des débats, par exemple. Aux qualités de maniement de la langue écrite s’ajoutent un niveau de culture générale (économique, entrepreneuriale, syndicale) afin de saisir l’enjeu et la portée des débats tenus en Comité d’Entreprise. La qualité de rédaction du compte rendu est par ailleurs garantie par la relecture soigneuse des projets envoyés aux secrétaires, et la rapidité du traitement des corrections qui sont demandées par les élus du Comité.

Ainsi le prestataire de rédaction de compte rendu sélectionné devrait-il mettre à disposition des rédacteurs d’un niveau d’études élevé (bac + 5 au minimum) et ayant bénéficié de formations internes. Non précaires (CDD, intérimaires ou free lance), les rédacteurs devraient être des salariés en CDI, des rédacteurs professionnels.

La qualité de rédaction des comptes rendus remis aux secrétaires s’appréhende bien souvent par la relation qui s’instaure entre le rédacteur et le Comité. Le rédacteur s’informe avant la réunion de l’ordre du jour et du contexte des débats et questionne le Secrétaire après la réunion sur les points demandant des éclaircissements. Cette méthode de travail est un signe d’intérêt du rédacteur pour le Comité lié à son professionnalisme.

1108, 2010

Choix du prestataire pour la rédaction du PV: les critères

Le marché de la rédaction de PV de réunions est très concurrentiel. L’ensemble des CE reçoit régulièrement des propositions de différentes entreprises de rédaction PV que le Secrétaire devrait étudier selon des critères liés au produit (le PV de réunion) et le service (la relation avec le prestataire).

Un procès-verbal est un document formel qui rend compte du travail des membres du Comité, et qui représente un support d’information et de communication important vis-à-vis des salariés ; il peut en outre être probant en cas de conflit avec la Direction. A ce titre, la rédaction du PV doit être faite par des professionnels soucieux de rendre un document de qualité (compréhension des propos tenus, de leurs enjeux, expression), clé en main.

Le procès-verbal étant habituellement adopté mensuellement, le document doit être rédigé selon un calendrier strict. Le rédacteur du PV doit par ailleurs être en mesure de participer à toute réunion exceptionnelle et de rendre dans des délais courts les procès-verbaux afférents. Le suivi régulier des sujets traités dans le Comité d’Entreprise s’avère également nécessaire : la présence d’un rédacteur régulier aux réunions est donc un critère qui joue en faveur de la qualité des documents. Le prix de la prestation de rédaction PV est à évaluer à l’aune des critères susmentionnés.

2807, 2010

Inscription de la prestation de rédaction procès verbal au budget de fonctionnement

Quelles sont les conditions légales d’inscription de la prestation de rédaction du procès verbal de réunion au budget de fonctionnement du Comité d’entreprise ?

Selon l’article L.432-8 du Code du travail, il ne peut pas y avoir de confusion entre le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles. Les deux subventions doivent faire l’objet de deux versements distincts, de comptabilité distincte et d’utilisations distinctes. Les sommes non utilisées au titre de la subvention de fonctionnement de 0,2 % en fin d’année ne peuvent être reversées sur le budget des activités sociales et culturelles.

Les difficultés viennent de la distinction des dépenses qui sont imputables et celles qui ne le sont pas sur le budget de fonctionnement. C’est le cas par exemple du paiement d’un assistant du Comité d’Entreprise qui gère les convocations aux séances du comité, les convocations aux commissions sociales et culturelles, et aux commissions économiques. Seules les dépenses (salaires et frais administratifs) effectuées au titre des convocations pour les commissions économiques sont imputables sur le budget de fonctionnement. Les dépenses pour les convocations aux séances du comité sont à la charge des l’employeur et les dépenses pour les commissions sociales set culturelles sont imputées sur le budget des activités sociales et culturelles.

La rédaction du procès verbal est considérée comme une dépense de fonctionnement à la charge du Comité.

2107, 2010

Calcul des coûts de la prestation de rédaction de compte rendu

La subvention de fonctionnement doit être utilisée conformément à son objet. Son utilisation est soumise au vote des membres titulaires du Comité à l’exclusion de l’employeur.

Les dépenses de fonctionnement à la charge du comité sont les suivantes :

  • le financement de la formation économique obligatoire des membres du comité ;
  • la rémunération des experts libres du comité e ses économistes
  • les frais postaux et téléphoniques ;
  • les frais de papeterie et de photocopies ;
  • les frais de déplacement lorsque c’est le comité qui envoie un élu en mission ;
  • les tâches administratives ;
  • les salaires du personnel administratif ;
  • les salaries afférents au travail de comptabilité ;
  • la réalisation matérielle des comptes-rendus.

Le reliquat des sommes non utilisées au titre de la subvention de fonctionnement pendant l’année en cours peut être reporté sur l’année suivante. La rédaction des comptes-rendus est considérée comme une dépense de fonctionnement à la charge du Comité. Le budget de fonctionnement étant le plus souvent sous-utilisé, le Secrétaire a intérêt à utiliser la subvention pour faciliter sa mission et la valoriser au sein du Comité d’Entreprise.