Article concernant les aspects techniques de la rédaction d’un procès-verbal de CE

3110, 2014

La première des 2 réunions portant sur le plan de formation, c’est maintenant…à moins qu’un accord d’entreprise n’en dispose autrement

Pour rappel, le CE doit d’abord être consulté sur les orientations de la formation professionnelle. En général, cette consultation a lieu au mois de juin ou juillet, même si aucun calendrier ne fixe de date bien précise à ce sujet.
Puis, le CE doit ensuite être consulté sur l’exécution du plan de formation de l’année précédente et sur le plan pour l’année à venir à l’occasion de 2 réunions spécifiques qui ne doivent porter que sur ces sujets.
Jusqu’à présent, la première réunion de consultation sur le bilan des actions de formation de l’année en cours et de l’année précédente devait se tenir au plus tard le 30 septembre, sachant que les documents d’information pour cette première réunion énumérés à l’article D. 2323-5 (1° à 7°) du code du travail devaient être adressés au plus tard le 9 septembre.
La seconde réunion sur la mise en œuvre des actions de formation pour l’année à venir devra se tenir le 30 décembre et les documents d’information pour cette seconde réunion énumérés doivent être adressés au plus tard le 9 décembre.
Sachez-le :  depuis la loi n° 2014-288 du 5 mars 2014, un accord d’entreprise peut modifier les dates de ce calendrier.

3110, 2014

Y-a-t-il une limite possible à la liberté de circulation de l’élu ?

Cette question, c’est celle à laquelle devait répondre la Cour de cassation dans une affaire opposant la direction de PSA au comité d’établissement de la Garenne-Colombes, au syndicat Symnes CFDT et à des délégués du personnel dudit centre.
Plantons le décor : le 22 décembre 2009 un accord d’entreprise sur l’exercice du droit syndical est signé.  On peut y lire à l’article 2. 3. 1 que « les salariés mandatés, en particulier du CHSCT, ont libre accès aux zones confidentielles dans le cadre des procédures d’accès applicables aux salariés autorisés » et que « les procédures d’accès aux zones confidentielles et la validation des badges seront effectuées localement avec la direction du secteur concerné ».
En application de cet accord, les représentants du personnel qui souhaitent pénétrer dans des zones de recherche confidentielles doivent se présenter à l’entrée des services, joindre le responsable de zone, lequel, après vérification de leur identité et de leur mandat d’élu du personnel, doit autoriser in fine leur accès au service.
Pour certains représentants du personnel, cet accord porte atteinte à leur liberté de circulation dans l’entreprise. C’est pourquoi ils saisissent le tribunal de grande instance pour que l’employeur délivre sous astreinte à tous les salariés mandatés des badges les habilitant à accéder sans restriction à ces zones confidentielles .
La question posée ici est celle de la liberté de circulation des représentants du personnel. Cette liberté est érigée en principe d’ordre public. Mais est-ce à dire que les représentants du personnel peuvent aller spontanément partout dans l’entreprise, n’importe quand, sans que personne ne le sache a priori ?
Plusieurs articles du Code du travail les autorisent à circuler librement dans l’entreprise notamment pour aller à la rencontre des salariés. Il s’agit des articles L.2143-20 (pour les délégués syndicaux), L.2315-5 (pour les délégués du personnel) et L.2325-11 (pour les membres du CE et les représentants syndicaux au CE) .
Le différend porte ici sur une procédure d’autorisation préalable à laquelle doivent se soumettre les représentants du personnel qui voudraient pénétrer dans une zone confidentielle située à l’intérieur du centre de recherches et d’études situé à la Garenne-Colombes.
Pour les représentants du personnel, cette procédure est un frein à leur liberté de circuler librement dans l’entreprise. Pourquoi devraient-il s’annoncer avant de pénétrer dans cette zone afin d’y rencontrer les salariés qui y travaillent ? Ils sont aussi leurs représentants et si la loi leur donne du temps pour se consacrer à l’exercice de leur mandat, il n’est pas question que l’employeur ait le moindre indice sur ce qu’ils ont l’intention d’en faire, ni où ils ont l’intention d’aller, ni qui ils sont susceptibles de rencontrer !
Il ne s’agit nullement de restreindre la liberté de circulation des représentants du personnel rétorque la direction. La procédure mise en place et qui consiste simplement à s’annoncer auprès du responsable du site a pour seul but de vérifier l’identité et la qualité de représentant du personnel. Le responsable de site ne dispose d’ailleurs d’aucun droit de regard sur l’opportunité de la demande d’accès.
C’est vrai que la question est épineuse. D’un côté on a des représentants du personnel qui mettent en avant leur souhait de se déplacer librement afin de mener à bien leur mandat. Et c’est vrai qu’il est important de pouvoir se déplacer pour rencontrer ces salariés directement à leur poste de travail, pour se rendre compte de leurs conditions de travail, surtout si ces salariés sont un peu « parqués » !
De l’autre, on a une direction qui veut à tout prix et on le conçoit, préserver la confidentialité d’une zone particulière afin de réduire les risques de fuite à la concurrence. La question se pose dans de nombreuses entreprises :

  • les banques privées avec l’accès à la salle des marchés,
  • les entreprises qui manipulent des données sensibles,
  • ou celles encore qui font travailler les salariés au contact de produits dangereux ou dans des conditions aseptisées.

Dans cette affaire, la Cour de cassation donne raison à la direction. Pour les juges, la procédure prévue est “justifiée au regard du caractère hautement confidentiel de ces zones”. Elle ne méconnaît “ni les exigences découlant de la liberté de circulation reconnue aux représentants du personnel à l’intérieur de l’entreprise, ni celles résultant de l’accord d’entreprise”.

Cassation sociale, 9 juillet 2014, n°13-16.151

2411, 2011

Le PV du CE : Les 5 erreurs de rédaction à ne pas commettre

Dans cette vidéo, Valérie présente les 5 erreurs à ne pas commettre lorsqu’on rédige un procès-verbal de Comité d’Entreprise.

Valérie est docteur en sciences du langage, rédactrice et responsable de la formation initiale et continue chez Mot-Tech.

707, 2010

Traitement de l’enregistrement réalisé en séance

En séance de Comité d’Entreprise, le rédacteur qui rédige le procès verbal enregistre la réunion sous format numérique, avec un dictaphone tel que l’Olympus WS-550. Il stocke et sauvegarde les données sur un serveur interne accessible au Secrétaire. Le Secrétaire peut donc accéder au fichier quand il en fait la demande. En rédigeant le procès-verbal, le rédacteur écoute l’enregistrement de la réunion, afin de compléter ses notes et de n’omettre aucune précisions dans le texte.

L’enregistrement est confidentiel. Aucun autre membre du Comité d’Entreprise peut y avoir accès sans l’accord du Secrétaire. Le Secrétaire peut également enregistrer lui-même la séance. Un rédacteur travaillera alors a posteriori sur l’enregistrement, en identifiant les intervenants collégialement. Rédiger un procès verbal sur enregistrements et à distance est particulièrement utile dans le cas des entreprises situées en dehors de la métropole.

3006, 2010

Traitement des documents remis en séance dans le procès-verbal

Le rédacteur qui rédige un procès verbal de réunion peut traiter des documents remis en séance afin de les faire apparaître dans le corps du texte du procès-verbal. Les documents projetés sur écrans (courbes, diagrammes) peuvent être reproduits le cas échéant dans le procès verbal afin de faire figurer au compte rendu les documents présentés et les débats qu’ils ont suscités.

Des éléments facultatifs peuvent s’insérer dans les annexes en fin de document. Dans une optique d’information des salariés, des documents non confidentiels peuvent en effet être joints au procès verbal (notamment quand celui-ci est synthétique). Ici, la frontière entre le procès-verbal et le rapport de réunion est distendue, puisque le document ne rend plus seulement compte des propos réellement tenus en réunion mais également d’informations supplémentaires ou complémentaires, nécessaires à la bonne compréhension des débats, ou les illustrant.

Les documents remis par le Secrétaire au rédacteur qui rédige le procès verbal peuvent lui être rendus à la séance suivante, lui être renvoyés par la Poste, ou être détruits afin d’en assurer la complète confidentialité.

2306, 2010

Les corrections du procès verbal de réunion lors de son adoption

Selon l’article L.434-4 du Code du travail, le procès-verbal de réunion doit être approuvé avant affichage et diffusion. En début de réunion, il est d’usage d’adopter le procès-verbal de la séance précédente. Tout membre du Comité peut demander des modifications et faire des corrections (modification, adjonction, suppressions) en ce qui concerne ses propos, si la majorité du Comité l’accepte.

Les corrections peuvent être retranscrites dans le procès-verbal de la réunion où elles ont été formulées. Le rédacteur rédige alors un passage signalant les corrections du précédent compte rendu. Les corrections peuvent être directement portées sur le procès-verbal de la séance précédente si tous les membres en donnent l’accord. Le rédacteur intègre alors les remarques des membres du Comité d’Entreprise dans le texte du précédent procès-verbal de réunion (adopté sous réserve des modifications faites en séance).

1606, 2010

Services rendus par le rédacteur de procès verbal de réunion comme collaborateur du Secrétaire

Le Secrétaire est seul habilité à rédiger le procès-verbal de réunion mais peut se faire assister d’un rédacteur. A ce titre, il est préférable qu’il lui remette un certain nombre de documents avant la réunion du Comité d’Entreprise, au même titre qu’à ses collègues : ordre du jour, tableaux, chiffres, effectifs, liste des présents et des intervenants, sont en effet des documents essentiels pour permettre au rédacteur de comprendre les propos parfois trop elliptiques tenus en séance.

Le rédacteur du procès verbal de réunion peut solliciter une courte entrevue avec le Secrétaire à l’issue de la séance pour lever quelques incompréhensions (sous-entendus, acronymes, propos vagues ou hors sujet). Cette coopération entre le Secrétaire et le rédacteur améliore le travail de ce dernier. En amont, le secrétaire est enfin débarrassé du travail d’écriture et de corrections du procès-verbal de réunion, et peut utiliser ses heures de délégation pour travailler sur les dossiers soumis au Comité d’Entreprise. Durant la réunion, le Secrétaire est par ailleurs libre de participer au débat : il n’a plus à prendre des notes exhaustives, par exemple. Il peut en outre solliciter le rédacteur après la réunion pour lui demander des extraits du procès-verbal de réunion (à l’intention de l’inspecteur du travail, par exemple) ou l’enregistrement de la réunion (en cas de litige). Le rédacteur est en outre garant de l’aspect formel du procès-verbal de réunion, qui est le reflet impartial des propos tenus en réunion.

906, 2010

Description du travail de rédacteur, de la prise de notes à l’adoption du compte rendu

Avant sa première intervention, le rédacteur prend connaissance des activités de l’entreprise et de son actualité dans le secteur économique, le cas échéant. Il dispose également du précédent compte rendu de réunion du Comité d’Entreprise afin de se familiariser avec les instances en présence. Il a été renseigné sur le format commandé par le Secrétaire et organisera sa prise de notes en conséquence.

Lors de la réunion, le Rédacteur enregistre la séance si cela est autorisé. Il fait la liste des présents et prend des notes sur son ordinateur portable en se concentrant sur les prises de parole des membres du Comité. Cette opération lui permet d’attribuer les propos aux locuteurs, lorsqu’il rédige le compte rendu.

Après la réunion, le rédacteur rédige le compte rendu en s’aidant de l’enregistrement et de ses notes. Il effectue un véritable travail sur la langue pour rendre à l’écrit les propos oraux, lisser les niveaux de langage, organiser logiquement les argumentations et mettre en évidence les positions (ressemblances et divergences) de chaque locuteur. Il envoie le procès-verbal au Secrétaire qui le relit et se charge de le transmettre aux intéressés. Si le Secrétaire le souhaite, le rédacteur peut procéder à l’intégration des corrections des membres du Comité d’Entreprise.

206, 2010

Qu’est-ce qu’un rédacteur de procès verbal comité d’entreprise ?

Un rédacteur de procès verbal est un prestataire extérieur auquel le Secrétaire du Comité d’Entreprise (ou d’une autre Instance Représentative du Personnel) fait appel pour établir le procès verbal de la séance du Comité d’entreprise. Le rédacteur est le garant d’une retranscription formelle et impartiale des propos ; il est aussi l’assistant du Secrétaire, ce qui permet l’établissement d’un lien de confiance.

Compétences du rédacteur de procès verbal

Diplômé d’une Grande Ecole ou titulaire d’un diplôme universitaire de 3e cycle, le rédacteur de procès verbal de Comité d’entreprise dispose des compétences requises pour saisir le fond des questions juridiques, économiques et humaines liées au dialogue social dans l’Entreprise. Il met en outre à la disposition du Secrétaire de Comité d’entreprise ses capacités d’articulation et de mise en forme stylistique (ou « littéraire ») des manifestations orales. Le rédacteur est absolument ponctuel avant chaque réunion ; pendant la durée de la séance, il enregistre tous les propos (dans le respect des clauses de confidentialité) et prend des notes.

A l’issue d’un « débriefing » avec le Secrétaire, le rédacteur s’en retourne procéder à l’établissement du procès verbal du comité d’entreprise (sous un délai d’une semaine en général).

2605, 2010

Ton et tonalité du procès verbal de réunion

Afin d’établir le procès verbal d’une réunion de Comité d’Entreprise, le rédacteur se conforme scrupuleusement aux critères du cahier de rédaction PV établis avec le Secrétaire concernant le niveau de synthèse ou la hiérarchisation de l’information, mais aussi le style et la tonalité du procès verbal de réunion.

A la demande du Secrétaire, il est possible de faire varier les critères de rédaction du compte rendu afin de privilégier le formalisme ou, au contraire, la coloration « vivante » des propos – tout en respectant l’exigence d’exactitude dans la retranscription.

Le procès verbal de réunion peut être rédigé au style direct (ce qui implique les locuteurs dans leurs propos par l’emploi des pronoms personnels) ou bien indirect (l’emploi de la troisième personne instaurant une distance). Les orateurs peuvent être désignés par leurs nom et prénom, ou bien par leur fonction, ou bien encore assimilés à un acteur impersonnel (« Les Elus » et « La Direction »).

Le style du procès verbal de réunion permet d’adopter un formalisme uniforme ou de restituer la diversité des langages et certaines formules imagées, de policer les débats ou d’en mettre la vivacité en exergue.