Elus d’IRP, DRH, Responsables des Relations Sociales, Directeurs de la Communication, vous avez besoin pour vos diverses réunions (CE, CCE, CHSCT, DUP, conseils d’administration…) de procès-verbaux clairs, complets, fidèles et d’un grand formalisme.

Recrutement, activité opérationnelle, back office, système informatique : tous nos process sont certifiés ISO 9001, vous garantissant des procès-verbaux de réunions d’excellence et la confidentialité la plus stricte de vos débats et documents internes.

Nos rédacteurs de métier sont tous en CDI et ultra-qualifiés. Docteurs ès lettres, normaliens, agrégés ou titulaires d’un Master d’excellence, ils sauront comprendre immédiatement vos problématiques et répondre à vos attentes les plus précises.

Mot-Tech est partenaire de la Délégation générale à la langue française et aux langues de France (la DGLFLF est l’organe du ministère de la Culture en charge d’élaborer la politique linguistique du Gouvernement en liaison avec les autres départements ministériels).

Ne sacrifiez ni la qualité de vos PV de réunions,

ni la confidentialité de vos débats et documents internes !

Un procès-verbal de CE bien rédigé est le secret de la sérénité des Elus, du Secrétaire du CE et de la DRH

« Bon sang de bonsoir, mais qu’a-t-il bien voulu dire par là ??!!! »

Quiconque s’est déjà essayé à rédiger le compte rendu d’une réunion de comité d’entreprise (formelle ou informelle) sait à quel point l’exercice est difficile.

L’opinion générale est pourtant qu’il suffit de faire un mot à mot des débats, d’ajouter quelques virgules ici et là, de corriger les coquilles et autres fautes d’accord, pour arriver à un texte parfaitement sensé. Or il n’en est rien ! En vérité, le texte mot à mot d’un débat quel qu’il soit (à moins qu’on ait affaire aux meilleurs académiciens) est plus comme le plan d’une maison qu’une maison elle-même…

« Mais qu’a-t-il bien voulu dire par là ??!! » « A quoi fait-elle donc référence ??!!! » Voilà ce que l’on ne cesse de se dire lorsqu’on lit le compte rendu in extenso d’une réunion, quelle que soit sa nature.

Dès lors, les réunions en général, et celles dont vous avez la charge en particulier, prennent un tout autre visage que dans l’imaginaire collectif s’il s’agit ensuite pour vous d’en rédiger ou d’en faire rédiger un procès-verbal, plus ou moins synthétique.

Car oui, il vous faut alors « produire du sens », comme disent les sociologues. Et c’est là un exercice à la fois d’une grande technicité (car il faut maîtriser tous les rouages de la langue) et d’une grande intensité intellectuelle (car il faut mettre à nu la pensée de chaque orateur, au-delà de ses approximations logiques et de ses erreurs de syntaxe).

On peut ainsi rapprocher l’exercice de rédaction de comptes rendus de réunions de celui de traduction : il s’agit de passer d’une langue à une autre, en l’occurrence de la langue orale à la langue écrite.

Mais permettez-moi de me présenter. Je suis Steven Thépaut, et j’ai travaillé plusieurs années pour une société concurrente avant de me mettre à mon compte en créant Mot-Tech en 2003. Je percevais en effet que les clients ne bénéficiaient pas toujours d’un service à la hauteur de leurs besoins.

Le fait est que, à l’instar des Grandes Ecoles, si vous voulez disposer de rédacteurs d’exception, il ne faut retenir que les profils d’exception, et si possible les meilleurs éléments disponibles sur le marché du travail. Il faut donc aussi proposer à ses rédacteurs des conditions de travail et un salaire décents, c’est-à-dire notamment un contrat à durée indéterminée. Cette philosophie se retrouve d’ailleurs dans notre engagement sociétal.

C’est pourquoi, après quelques essais malheureux de recrutement naïfs (“Donnons leur chance à des profils atypiques…”), je m’attache désormais à ne recruter que ces profils d’exception, sélectionnés avec soin sur la base de critères et de tests ultra-rigoureux.

Rédiger un procès-verbal de réunion est une tâche très ardue. Il existe mille façons de mécontenter le commanditaire d’une telle prestation, de la coquille au contresens absolu, en passant par toutes les erreurs et approximations permises par notre langue. Le résultat attendu est souvent celui d’un document « parfait », sur le fond comme sur la forme.

Nous avons su, chez Mot-Tech, bâtir au fil des ans une culture de l’excellence qui aujourd’hui, nous en sommes persuadés, nous positionne comme le prestataire premium du marché.

Vos procès-verbaux de réunion sont-ils de qualité variable ?

En conséquence, en fonction de la qualification et de l’habitude du rédacteur, vous pouvez obtenir, pour chaque réunion, un compte rendu d’une qualité très variable.

Un procès-verbal est ainsi : plus ou moins clair, plus ou moins complet, plus ou moins objectif, et plus ou moins formel.

Les propos des uns et des autres doivent avoir un sens évident, univoque. Le texte doit éviter de laisser prise à l’interprétation ; il n’est rien de plus déstructurant pour une parole que d’être lue à contresens.

Vos procès-verbaux de réunions sont-ils, à votre avis, aussi clairs qu’ils puissent être ?

Le texte doit aussi être complet. Les informations considérées comme importantes par les orateurs doivent toutes être inscrites au procès-verbal de la réunion (hormis les propos dits « off the record », bien entendu). Il est d’autant plus difficile de parvenir à un résultat satisfaisant que bon nombre de personnes estiment que l’ensemble de leurs propos sont de la plus haute importance et doit donc figurer au compte rendu. Il y a aussi ceux qui prononcent en tout et pour tout vingt mots en plusieurs heures, et qui tiennent pourtant absolument à ce que leur intervention soit retenue.

Vos procès-verbaux de réunions sont-ils au bon « format » : ni trop long, ni trop court ?

L’objectivité d’un texte est d’autant plus difficile à garantir que, sans nécessairement être de mauvaise foi, nous avons tous une mémoire très défaillante, et avons tendance à enjoliver et compléter après coup les souvenirs de nos interventions orales. Il y a aussi ceux qui s’emportent un peu facilement, et qui sont ensuite dans l’obligation de revenir sur des invectives, des accusations ou quelques noms d’oiseaux…

Vos procès-verbaux de réunions sont-ils validés facilement, sans heurts ni accusations diverses ?

Enfin, c’est le formalisme d’un texte, sa rigueur et son homogénéité, qui en font un outil de transmission optimal de la parole. Chaque orateur doit être traité « à égalité » avec son voisin. Les tics de langage, les confusions lexicales, les erreurs en tout genre, les « égarements » linguistiques, tout cela doit être gommé. De ce fait, un procès-verbal de réunion n’a en rien vocation à constituer le support d’une étude sociologique des différents intervenants ; ce qui importe c’est la transmission des idées, de la pensée.

Le formalisme est également une qualité essentielle pour quiconque, élu d’IRP ou membre de Direction, souhaite utiliser ses procès-verbaux de séances devant une instance administrative ou juridique (Inspection du travail, juge…). Plus un procès-verbal de réunion est formel, plus il a force de loi. N’oubliez pas non plus que les procès-verbaux de réunions sont quasiment les seules archives des échanges oraux d’une entreprise.

Vos procès-verbaux de réunions sont-ils d’un grand formalisme ?

En tant que responsable des procès-verbaux de séances d’une institution représentative du personnel, vous serez notamment jugé sur la qualité de ces textes. Ces documents sont la colonne vertébrale de votre dialogue social. En lisant leurs archives, on peut juger sur pièce de la qualité de votre travail, de votre connaissance des dossiers, de votre diligence, de votre sens de l’écoute et de la répartie, de votre organisation, de votre degré de persévérance, de vos engagements, de votre attachement à votre entreprise et même de votre humanité.

Vos PV sont-ils rédigés par un étudiant sur un vieux PC sans anti-virus connecté à du wi-fi non sécurisé dans un Starbucks ?

C’est au regard de ce prisme qu’il faut considérer la nature du rédacteur du procès-verbal. Si certains Secrétaires de CE, de même que certaines secrétaires de Direction, ont une plume d’une grande qualité, ce cas de figure demeure très minoritaire, et même rare. Les budgets de fonctionnement des CE et des Directions permettent souvent de faire appel à un prestataire extérieur.

Et en la matière, on peut trouver un peu de tout, en particulier une foule d’indépendants et nombre de plates-formes de sous-traitance qui font appel à ces mêmes indépendants…

Les cheveux de bon nombre de Secrétaires de CE et encore plus de DRH se hérisseraient s’ils savaient combien la notion même de confidentialité est totalement ignorée par ces acteurs. Cela tombe bien, d’ailleurs : s’ils voulaient la prendre au sérieux, ils n’en auraient pas les moyens.

Certaines entreprises ont cependant bien compris que la confidentialité est un impératif dans ce métier. N’assistons-nous pas, en réunion de CE, CCE, CHSCT ou DUP, à des échanges ultra-confidentiels ? N’y expose-t-on pas, documents annexes à l’appui, des projets et stratégies tenus au plus grand secret ? N’y admet-on pas, en mode « off », certaines vérités qui n’ont pas à sortir de la pièce ?

Ce seul impératif devrait guider tout Secrétaire de CE, tout Directeur ou Directrice des Ressources Humaines, tout Responsable des Relations Sociales, dans son choix d’un prestataire, et le conduire à la plus grande circonspection. L’identité, mais aussi la nature du rédacteur (salarié en CDI, ou au contraire free-lance, intérimaire ou personnel précaire en CDD) devraient être vérifiés pour absolument chacune de vos réunions.

Mais en France, nous n’avons pas vraiment la culture du soupçon. Nous préférons d’une certaine manière guérir que prévenir. C’est un peu dommage à l’heure où les pouvoirs publics essaient d’alerter les entreprises sur tous les risques d’espionnage et de vol immatériel dont elles peuvent faire l’objet (tout en retoquant la loi établissant le « secret des affaires »).

Vous préférez un Bac + 2 ou un Bac + 10 ?

Si l’on considère qu’être rédacteur est un métier en soi, il faut aller jusqu’au bout de sa pensée : quel est dans ce cas le profil idéal du rédacteur ?

La réponse est immédiate : le rédacteur le plus diplômé et celui ayant la plus grande expérience de terrain. Autrement dit : un docteur en philosophie ou ès lettres, un normalien, un agrégé de lettres ou d’histoire, ou encore le titulaire d’un Master d’excellence. C’est aussi un rédacteur de métier, formé diligemment, connaissant parfaitement les rouages du monde de l’entreprise et bénéficiant d’une longue expérience.

Entre l’étudiant de deuxième année d’un cursus quelconque, jonglant encore maladroitement avec l’imparfait et le subjonctif, et le docteur ès lettres ou le normalien, vous disposez de toute une gamme de profils et de compétences. Certains pourraient bondir à cet énoncé, en se demandant ce que peuvent bien faire ces pépites de l’école républicaine à assister à des réunions d’IRP et à en rédiger des procès-verbaux. On leur répondra aisément que le dialogue social conduit au sein des CE, CCE, CHSCT et DUP est justement un carrefour d’expériences et de savoirs fantastique, une fenêtre magistrale sur l’entreprise en général, et un prisme incroyable de la diversité des pratiques économiques et sociales en France. N’oubliez pas que le métier de rédacteur suppose que celui-ci comprenne absolument chaque phrase prononcée en réunion et son contexte. Les métiers permettant une telle compréhension transversale des mécanismes à l’œuvre dans une entreprise sont extrêmement rares.

Votre dialogue social dépendant grandement de la qualité de vos procès-verbaux, et la qualité de ceux-ci dépendant pour l’essentiel de la qualification de votre rédacteur, vous pouvez facilement attribuer une note ou une mention à votre dialogue social. Bac, Bac + 2, ou Bac + 10 ?

Chez Mot-Tech, nos rédacteurs sont des rédacteurs de métier. Ils sont tous ultra-qualifiés. Docteurs ès lettres, normaliens, agrégés ou titulaires d’un Master d’excellence, ils sauront comprendre immédiatement vos problématiques et répondre à vos attentes les plus précises. Pour les réunions multilingues, nous proposons également nos services de traduction et d’interprétariat en anglais, espagnol, italien et allemand.

Recrutement, activité opérationnelle, back office, système informatique : tous nos process sont en outre certifiés ISO 9001, vous garantissant des procès-verbaux de réunions d’excellence et la confidentialité la plus stricte de vos débats et documents internes.

Si vous doutez des éléments précédemment cités, il est un moyen simple de les vérifier : comparez l’un de vos PV actuels avec un PV que nous rédigerons pour vous. Si vous souhaitez disposer de procès-verbaux de réunions optimaux, à même de vous aider à construire au mieux votre dialogue social, faites appel à nos services. Nos clients nous témoignent d’ailleurs régulièrement leur reconnaissance pour la qualité de notre prestation et sa grande contribution à l’avancement serein de leur dialogue social.

Et si vous décidez de faire appel à Mot-Tech de façon pérenne, vous verrez que l’on s’habitue vite à ne plus stresser (même légèrement) au moment de l’approbation du PV, à relire avec confiance un texte qu’on sait ne pas devoir amender ou corriger toutes les deux lignes, à exprimer clairement son opinion en réunion sans peur d’être mal interprété, à ce que les autres participants aux réunions ne vous accusent plus d’instrumentaliser le PV en leur faisant dire ce que vous voulez, à archiver avec satisfaction un texte qu’on saura retrouver plus tard avec exactement la même clarté qu’aujourd’hui, à consulter avec plaisir ces archives pour constater le progrès continu et réel du dialogue social conduit au sein de votre instance, à préparer avec confiance l’ordre du jour de la prochaine réunion avec la certitude que ce sera une pierre de plus à l’édifice de ce dialogue (plutôt qu’un lourd rocher inutile que l’on pousse irrémédiablement d’une réunion à l’autre, tel Sisyphe).

Faites appel à Mot-Tech dans le cadre d’une prestation à l’essai et vérifiez à cette aune la qualité de vos procès-verbaux de réunions habituels.

Un cahier des charges très précis sera établi avec vous, afin que votre PV corresponde exactement à vos attentes et vos besoins.

Nous travaillerons sur la base de votre enregistrement, ou affecterons à votre réunion l’un de nos rédacteurs d’excellence.

Le procès-verbal de votre réunion vous sera livré dans un délai de 24 heures à dix jours ouvrés après la réunion (ou la transmission de son enregistrement), en fonction de vos besoins.

Nos différents services (backoffice, commercial, facturation…) sont à votre écoute toute la semaine et répondront immédiatement à la moindre de vos sollicitations.

Cliquez ici pour prévoir une réunion test sans engagement de votre part, ou simplement pour recevoir des informations supplémentaires sur nos prestations, ou appelez-nous dès maintenant au 01 45 74 45 85.

Steven Thépaut

Fondateur de Mot-Tech

Le seul prestataire de rédaction de comptes rendus de réunions certifié ISO 9001

Mot-Tech est partenaire de la Délégation générale à la langue française et aux langues de France (la DGLFLF est l’organe du ministère de la Culture en charge d’élaborer la politique linguistique du Gouvernement en liaison avec les autres départements ministériels).