Notre Méthode de Rédaction PV en 4 Étapes

Découvrez comment nous transformons vos réunions en comptes rendus professionnels grâce à une méthode éprouvée et perfectionnée en 15 ans d’expérience.

Une méthode rodée pour des résultats garantis

Deux solutions s’offrent à vous : nous rédigeons vos PV sur la base d’enregistrements audio ou nous envoyons un rédacteur à vos réunions. Dans les deux cas, nous vous affectons un binôme de rédacteurs, lesquels deviendront vite familiers avec vos problématiques et le jargon propre à l’activité de votre entreprise.

Notre processus en 4 étapes détaillées

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Mise en place

Cadrage et préparation de votre mission

Avant toute intervention, nous prenons le temps de comprendre vos besoins spécifiques. Cette phase de cadrage est essentielle pour adapter notre méthode à votre contexte et à vos attentes.

Ce que nous faisons concrètement :

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Définition du format souhaité (synthétique ou détaillé)

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Identification des participants et de leur rôle

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Clarification des sujets sensibles ou confidentiels

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Choix de la modalité : rédacteur présent ou enregistrement audio

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Planification des délais de livraison selon vos contraintes

Notification et organisation de votre réunion

Une fois la mission cadrée, nous organisons la logistique selon la formule choisie. Notre objectif : que vous n’ayez plus à vous préoccuper de rien concernant la documentation de votre réunion.

Selon la formule choisie :

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Rédacteur présent : Confirmation de présence, coordination logistique

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Enregistrement audio : Instructions techniques, solutions de partage sécurisé

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Rappel des échéances et des modalités de livraison

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Point de contact dédié pour toute question de dernière minute

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Prise en charge

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Rédaction

Rédaction professionnelle et contrôle qualité

C’est le cœur de notre expertise. Nos rédacteurs appliquent une méthode structurée pour transformer vos échanges en document professionnel, clair et exploitable. Chaque PV passe par un double contrôle qualité avant livraison.

Notre processus de rédaction :

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Structuration selon l’ordre du jour et les thèmes abordés

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Identification claire des décisions prises et des actions à mener

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Respect du vocabulaire et du ton de votre organisation

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Relecture technique et correction orthographique

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Contrôle de cohérence et de complétude

Validation et livraison de votre PV finalisé

Le document finalisé vous est transmis dans les délais convenus. Nous restons disponibles pour d’éventuelles corrections mineures et archivons le dossier selon vos directives de confidentialité.

Ce qui est inclus dans la livraison :

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PV finalisé au format de votre choix (Word, PDF)

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Possibilité de 2 modifications mineures incluses

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Archivage sécurisé ou destruction selon vos instructions

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Disponibilité pour clarifications sur le contenu

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Livraison

Si nous assistons à votre réunion, voici comment notre prestation se déroule :

Pendant la réunion

L’un de vos deux rédacteurs Mot-Tech enregistre, si cela est autorisé, la réunion grâce à un enregistreur numérique de grande qualité, et prend des notes sur un ordinateur portable. Il n’intervient jamais en séance et a une obligation stricte de confidentialité et de neutralité.

Système de navettes

Vous êtes libre de nous demander de procéder à des modifications selon un système de navettes, jusqu’à ce que le document vous donne entière satisfaction. À ce dernier titre, le savoir-faire de nos rédacteurs rend, à de très rares exceptions près, l’usage de ces navettes inutiles : après une brève relecture du compte rendu livré, celui-ci peut directement être soumis à approbation et affiché.

Livraison rapide

Le cas échéant, l’enregistrement de la réunion est mis à votre disposition dès le lendemain de la réunion via une connexion FTP personnelle et sécurisée ; le compte rendu finalisé vous est envoyé quelques jours ouvrés après la réunion.

Notre engagement :

Tout compte rendu réussi de réunion d’IRP doit être suffisamment clair et complet pour à la fois informer pleinement les salariés et aider élus du personnel et membres de la Direction à optimiser le dialogue social.

Si vous souhaitez que nous travaillions sur la base de votre enregistrement audio :

Connexion rapide

Nous vous fournissons une connexion permettant un téléchargement rapide et totalement sécurisé de l’enregistrement.

Documents d'aide

Vous nous envoyez via votre espace client tout document aidant à la rédaction du compte rendu (ordre du jour, feuille de présence, tableaux présentés en séance…).

Modifications libres

Vous êtes libre de nous demander de procéder à des modifications selon un système de navettes, jusqu’à ce que le document vous donne entière satisfaction.

Version définitive

Nous vous faisons parvenir la version définitive et ajustée selon vos souhaits sur votre espace sécurisé Mot-Tech.

Pour la formule enregistrement audio :

Une interview du responsable interne du compte rendu de réunion (organisateur, secrétaire administratif, Secrétaire du CE, DRH, autre membre de la Direction, etc.) permet l’établissement d’une grille exhaustive des critères de forme et de fond dans la rédaction du compte rendu.

Ce cahier des charges constitue le référentiel auquel à la fois le rédacteur et le client se rattacheront ; il permet aussi de définir le volume du procès-verbal de l’instance concernée (de 1 à 20 pages par heure de réunion).

Processus optimisé

15 ans d’expérience nous ont permis d’optimiser chaque étape pour un maximum d’efficacité.

Adaptabilité

Notre méthode s’adapte à tous les types de réunions et toutes les tailles d’entreprise.

Confidentialité

Protocoles stricts de sécurité et engagement de confidentialité sur chaque mission.

Amélioration continue

Nous affinons constamment notre méthode grâce aux retours de nos clients.

Pourquoi cette méthode fonctionne-t-elle si bien ?

Notre approche méthodique élimine les aléas et les approximations. En structurant chaque étape, nous garantissons un niveau de qualité constant, quel que soit le contexte de votre réunion.

Cette méthode nous permet aussi d’être transparents sur nos délais et nos livrables. Vous savez exactement à quoi vous attendre et quand vous pouvez compter sur la réception de votre document.

Enfin, cette approche systématique nous permet de former efficacement nos rédacteurs et de maintenir une qualité homogène sur toutes nos prestations.

“Le MetaPV est extrêmement pratique non seulement pour retrouver instantanément les différents sujets qui ont été abordés au cours des réunions précédentes, mais aussi pour conserver les procès-verbaux de séance.”

— Christiane Lobe

Secrétaire CE de l’Hôtel Sofitel Paris Arc de Triomphe

MetaPV : l’outil de recherche qui révolutionne votre gestion documentaire

Comment retrouver rapidement une information précise dans des dizaines de comptes rendus ? Notre solution MetaPV transforme votre pile de documents en base de données searchable.

Le problème que vous connaissez tous

“On avait déjà parlé de ce sujet il y a quelques mois, mais dans quelle réunion ?” Vous devez ouvrir et consulter chaque document, au prix d’un temps de recherche considérable. Et encore, quand vous retrouvez le bon PV !

La solution MetaPV

Notre application regroupe tous vos comptes rendus dans un document unique et intelligent. Tapez un mot-clé, et retrouvez instantanément toutes les fois où ce sujet a été abordé, avec la date et le contexte de chaque mention.

Un gain de temps énorme

Préparer le bilan annuel, vérifier l’historique d’un dossier, retrouver une décision passée : ce qui vous prenait une demi-journée se fait maintenant en quelques clics. Et c’est inclus gratuitement dans nos prestations.

Le MetaPV est gratuit et exclusif à MOT-TECH

Développé en interne après 15 ans d’expérience, cet outil répond aux vrais besoins du terrain

Compatible avec tous vos anciens PV
Mise à jour automatique
Interface simple

Questions fréquentes sur notre méthode de travail

Comment choisir entre rédacteur présent et enregistrement audio ?

Le choix dépend de vos contraintes et de la nature de vos réunions. Si vous avez beaucoup d’intervenants, des sujets techniques complexes ou des documents partagés en séance, la présence physique est plus adaptée. Pour les réunions récurrentes avec un groupe stable, l’enregistrement audio est très efficace et plus économique. Dans les deux cas, nous garantissons la même qualité de rendu final.

Que se passe-t-il si mon enregistrement audio n'est pas parfait ?

Nos rédacteurs travaillent régulièrement sur des enregistrements de qualité variable. Lors du cadrage initial, nous vous donnons quelques conseils simples pour optimiser la prise de son. Si certains passages restent inaudibles, nous les signalons dans le PV et vous proposons des solutions pour les clarifier (appel téléphonique, précisions par mail).

Comment fonctionne le système de corrections par navettes ?

Une fois le PV livré, vous avez 48h pour nous transmettre vos retours. Vous pouvez annoter directement le document Word ou nous envoyer vos commentaires par mail. Nous intégrons vos modifications sous 24h et vous renvoyons la version corrigée. Ce processus peut être répété autant de fois que nécessaire jusqu’à votre satisfaction complète.

Le MetaPV peut-il traiter mes anciens procès-verbaux ?

Oui, le MetaPV intègre automatiquement tous les PV que nous rédigeons pour vous. Pour vos anciens documents, nous pouvons les intégrer manuellement s’ils sont au format numérique. L’outil indexe le contenu et vous permet de rechercher par mots-clés, dates, ou thèmes sur l’ensemble de votre historique documentaire.

Vos rédacteurs s'adaptent-ils vraiment à notre jargon technique ?

C’est l’un des grands avantages du binôme de rédacteurs que nous vous affectons. Lors du premier contact, nous établissons un glossaire des termes spécifiques à votre activité. Au fil des missions, vos rédacteurs apprennent vos processus, vos acronymes, vos habitudes. Résultat : au bout de quelques mois, ils connaissent votre entreprise presque aussi bien que vos propres collaborateurs.

Combien de temps faut-il pour mettre en place votre méthode ?

La mise en place est très rapide. Pour un premier PV, comptez un entretien de 30 minutes pour définir le cahier des charges, puis nous sommes opérationnels dès votre prochaine réunion. Si vous choisissez l’enregistrement audio, nous vous fournissons immédiatement les accès à votre espace sécurisé. Aucune installation technique n’est nécessaire de votre côté.

Prêt à tester notre méthode ?

Découvrez par vous-même l’efficacité de notre processus de rédaction

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