Le procès-verbal du Comité Social et Économique est un document essentiel qui formalise les débats et les décisions prises au sein de cette instance représentative du personnel. Sa rédaction suit des règles précises, mais sa diffusion aux salariés soulève également de nombreuses questions pratiques et juridiques. Comment s’assurer que cette diffusion soit effectuée correctement ? Quels sont les délais à respecter ? Quelles modalités choisir ?
Découvrez un guide complet pour maîtriser à la fois la présentation et la diffusion du PV, en respectant les exigences légales et en adoptant les bonnes pratiques professionnelles pour une communication transparente et efficace auprès des salariés.
Le processus-verbal : Préambule et éléments obligatoires
Le PV du CSE rend compte du déroulement de la réunion, des débats et décisions du comité. Il suit l’ordre du jour transmis au moins 3 jours avant la réunion. Le procès-verbal est le seul document écrit qui relate ce qui a été dit et décidé en cours de réunion.
Éléments essentiels du PV
Le procès-verbal doit contenir les informations de base (date, lieu, participants) et faire obligatoirement état des débats, votes, informations communiquées par la direction et questions suscitées. Le secrétaire apprécie seul ce qui doit être reproduit et n’est pas tenu de retranscrire toutes les interventions. Le choix du niveau de détail influencera directement les modalités de diffusion aux salariés.
Synthèse ou compte-rendu intégral : quel format choisir ?
Le choix du style de rédaction du procès-verbal incombe au CSE.
Dans la majorité des cas, le procès-verbal est une synthèse des débats et ne contient qu’un résumé des délibérations assorties des résolutions et avis émis par le comité. Présenter le PV sous forme de résumé présente l’avantage de synthétiser les positions des uns et des autres et donc de fournir un document qui n’est pas trop long. Les salariés seront plus enclins à le lire.
Par ailleurs, ce mode de présentation vous laisse tous les choix possibles pour la diffusion.
Le PV pourra être :
– affiché sur les panneaux d’affichage réservés au CSE ;
– mis à disposition sous forme papier en laissant un certain nombre d’exemplaires dans le local du CSE ;
– envoyé sur le site Internet du CSE dans un espace spécialement réservé à la communication des PV ou en libre consultation sur une application installée sur le mobile des salariés, moyennant fourniture d’un login et d’un mot de passe pour y accéder ;
– ou si l’employeur est d’accord, envoyé par email aux salariés de l’entreprise sur leur messagerie électronique.
Mais ce mode de rédaction présente aussi quelques inconvénients :
– en cherchant à synthétiser les positions des uns et des autres, le secrétaire peut être involontairement conduit à interpréter les positions prises par les intervenants au cours de la réunion dans un sens qui ne conviendra pas aux intéressés. Ceci pourra donc faire l’objet de critiques de la part des intervenants concernés s’ils estiment a posteriori, en lisant le compte rendu, qu’ils ont été mal compris ou que leurs propos ont été déformés. Ils risquent alors de ne pas l’approuver ;
– le CSE ne gardera pas de trace de tout ce qui s’est réellement dit au cours de la réunion. Pour pallier cet inconvénient, certains comités élaborent d’une part les « minutes » de la séance, document volumineux qui sera archivé et qui servira de document de travail auquel se reporter en cas de désaccord, d’autre part un procès-verbal officiel qui synthétise les débats ;
– le travail de synthèse prend du temps au secrétaire qui n’a pas d’heures de délégation supplémentaire pour la rédaction du PV.
Compte-rendu intégral : avantages et limites
Retranscrire mot-à-mot simplifie le travail du secrétaire et garantit la fidélité des propos. Cependant, un PV trop volumineux pose des défis pour la diffusion : impossible à afficher sur les panneaux, coût d’impression élevé, lecture fastidieuse pour les salariés.
La diffusion du PV du point de vue légal
L’article L.2315-35 du Code du travail précise qu’après son adoption, le procès-verbal peut être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire du comité, selon les modalités précisées par accord ou par le règlement intérieur du CSE. Une fois le PV adopté, le secrétaire peut décider, s’il le juge opportun, de le diffuser auprès du personnel de l’entreprise. Les frais liés à la diffusion du PV doivent rester à la charge du CSE. Ils seront imputés à la subvention de fonctionnement.
La diffusion du procès-verbal est pour le secrétaire une faculté, non une obligation. C’est sur lui seul que pèse cette responsabilité.
S’il n’y a pas de règlement intérieur ou s’il ne contient pas de précision particulière sur les modalités d’affichage ou de diffusion, le secrétaire peut néanmoins procéder à l’affichage ou à la diffusion du procès-verbal, le cas-échéant selon des modalités décidées en séance par la majorité, ou à défaut, dans les formes qu’il juge utile, sous le contrôle a posteriori du comité.
L’esprit de la loi veut que les délibérations du comité ne restent pas secrètes. Le CSE est un intermédiaire entre le personnel et la direction. Il est destinataire d’informations, doit rendre des avis sur des décisions collectives prises par l’entreprise qui intéressent la vie et la marche générale de l’entreprise. Il est donc normal que le PV qui relate ces décisions soit porté à la connaissance du personnel. Il a été jugé qu’« il entre dans la mission du CE de tenir les salariés informés des problèmes concernant la vie de l’entreprise et dont il a débattu » (Cassation sociale, 17 juin 1982, n°81-10.823).
Le secrétaire est la seule personne habilitée à procéder à cet affichage ou à cette diffusion. Il tient ce droit de la loi. Il n’a pas d’autorisation préalable à demander à l’employeur. Il n’est pas nécessaire que le comité prenne une délibération particulière chaque fois que le secrétaire veut faire afficher ou diffuser le procès-verbal. Aucune loi ne subordonne l’affichage du PV au contreseing et encore moins à l’autorisation de l’employeur (Cassation criminelle, 23 juin 1981, n°80-93.003).
L’employeur, pas plus qu’un autre élu qui ne serait pas d’accord avec le contenu du PV, ne peut interdire la diffusion du procès-verbal, ni en exiger le retrait, sauf à en avoir obtenu judiciairement le droit.
Il a par exemple été jugé que l’employeur commet un délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité d’entreprise s’il s’oppose à l’affichage du procès-verbal signé par le secrétaire ou s’il l’affiche lui-même ou s’il le fait afficher par un salarié (Cassation criminelle, 25 février 1986, n°84-96.003).
Modalités de diffusion : avantages et limites
Le procès-verbal du CSE constitue un document clé pour assurer la traçabilité des échanges et décisions prises lors des réunions. Mais une fois rédigé, comment en assurer une diffusion optimale en interne ? Les modalités de diffusion du PV au sein de l’entreprise doivent être adaptées à sa taille, à son organisation, mais aussi aux obligations légales et à la confidentialité des informations.
Le PV peut être diffusé par voie d’affichage
Le secrétaire du CSE peut décider de diffuser le PV par voie d’affichage.
L’affichage du PV s’effectue alors sur les panneaux d’affichage dont dispose le comité, panneaux qui sont distincts de ceux réservés aux organisations syndicales.
L’affichage est l’un des modes de transmission des PV préféré.
Il présente l’avantage d’être peu coûteux pour le CSE, puisque celui-ci ne paie que les photocopies nécessaires à l’impression du document. Souvent même, l’employeur autorise le comité à utiliser la photocopieuse de l’entreprise sans que ne soit refacturé le coût de cette utilisation.
Si les panneaux d’affichage sont bien placés dans l’entreprise, près des ascenseurs, de la cantine ou de la cafétéria, du local CSE, les communications qui y sont affichées pourront être lues par un grand nombre de salariés.
Mais l’affichage présente aussi des inconvénients. La loi impose à l’employeur de mettre à disposition de l’instance un panneau d’affichage, mais ne dit rien de ses dimensions, du nombre de panneaux, ni des matériaux utilisés (un panneau en liège ou aimanté permet d’afficher plusieurs pages recto/verso agrafées), alors qu’un panneau d’affichage vitré fermé à clé ne permet d’afficher qu’une page recto à côté d’une autre ! Il faut réfléchir dès la rédaction du PV à la manière dont il sera diffusé.
Dans l’hypothèse où des salariés travaillent sur plusieurs sites ou si l’entreprise compte plusieurs salariés itinérants ou en télétravail, ces derniers ne seront pas forcément en mesure de prendre connaissance du PV affiché.
Il n’est pas interdit d’afficher le PV d’une part et d’utiliser concomitamment une autre forme de diffusion.
Des exemplaires papiers peuvent être laissés à la disposition des salariés
Plutôt que l’affichage ou en plus de l’affichage, le secrétaire du CSE peut opter pour l’impression d’un certain nombre d’exemplaires du PV, laissés à la disposition des salariés en libre consultation.
Cette solution se prêtera plus au cas des PV rédigés in extenso, par hypothèse trop longs, très souvent, pour pouvoir être affichés.
Le secrétaire qui choisit cette formule sera ainsi sûr que tous les salariés auront bien été en mesure de prendre connaissance du contenu des PV.
Le PV peut être mis en ligne sur le site Internet ou le blog du CSE
De nombreux comités possèdent aujourd’hui leur site internet ou leur propre blog. Ils n’ont d’ailleurs pas besoin d’autorisation de l’employeur pour en créer un pour autant qu’ils garantissent que le site est sécurisé. Ils peuvent diffuser les PV par ce biais. Ils doivent en revanche obtenir l’accord de l’employeur s’ils veulent utiliser le logo et la marque de l’entreprise sur leur site, car ils sont la propriété de l’entreprise.
La mise en ligne des PV sur le site Internet ou le blog du CSE a le mérite de la rapidité, de la simplicité, et est économique.
Elle permet aussi un égal accès à l’information pour tous les salariés de l’entreprise, qu’ils soient sédentaires ou itinérants, travaillant sur un même site ou sur des sites différents, les salariés pouvant consulter de leur poste de travail ou même de leur domicile.
Attention toutefois à ce que l’espace soit bien sécurisé et que les PV ne puissent être consultés que par les salariés de l’entreprise et non par des personnes n’appartenant pas à l’entreprise. Le PV comporte en effet des informations parfois financières, sociales stratégiques sur l’entreprise. On comprend aisément que l’employeur n’ait pas envie qu’elles tombent entre les mains de concurrents !
Le PV peut être diffusé par l’Intranet de l’entreprise
Légalement, l’employeur n’est pas tenu d’aménager un « espace CSE » sur l’Intranet de l’entreprise. Il reste qu’il est possible de prévoir par accord avec l’employeur que le PV sera diffusé par le biais de l’Intranet de l’entreprise, sur un espace réservé au CSE c’est-à-dire à travers le réseau informatique interne à l’entreprise.
Le CSE devra négocier avec l’employeur les modalités de l’utilisation de l’intranet dans le cadre d’une charte d’utilisation. L’intranet est la propriété de l’entreprise. La transmission des PV par le biais de l’intranet de l’entreprise a le mérite de la rapidité, de la simplicité, et est économique. Elle permet aussi un égal accès à l’information pour tous les salariés de l’entreprise, qu’ils soient sédentaires ou itinérants, travaillant sur un même site ou sur des sites différents.
Le PV peut être diffusé par email
L’employeur n’est pas tenu de laisser les membres du CSE utiliser la messagerie électronique de l’entreprise pour diffuser les PV aux salariés. La messagerie électronique est la propriété de l’entreprise. Mais si l’employeur est d’accord, rien n’empêche le secrétaire du CSE d’envoyer un courrier électronique à l’ensemble des salariés pour les informer que le dernier PV de réunion est disponible sur le kiosque du CSE ou même diffuser les PV au salarié par email en le mettant en pièce jointe.
| Faut-il diffuser les PV aux salariés sous CDD, aux intérimaires ?
Oui, il faut diffuser les PV aux salariés sous CDD. Ils sont des salariés de l’entreprise, même si la durée de leur contrat est limitée dans le temps. Qui sait, ils se verront peut-être proposer un CDI à l’issue de leur CDD. Ils sont donc intéressés à la vie et à la marche générale de l’entreprise au même titre que les salariés sous CDI. Ils sont concernés par le contenu des PV.
Comme les salariés liés par CDI, les salariés en CDD peuvent faire part de leurs problèmes, de leurs réclamations, de leurs préoccupations au CSE. La situation économique, sociale, financière de l’entreprise les intéresse tout autant. Par ailleurs, les salariés sous CDD ont accès aux prestations mises en place par le CSE au même titre que les salariés en CDI. Ils n’en bénéficient pas toujours non pas parce qu’ils sont en CDD, mais parce qu’ils n’ont pas toujours l’ancienneté suffisante pour y prétendre. D’ailleurs les salaires qu’ils perçoivent sont inclus dans la masse salariale servant au calcul des subventions de fonctionnement et activités sociales et culturelles du CSE.
Oui, il faut diffuser les PV aux intérimaires. Même s’ils ne sont pas des salariés de l’entreprise, ils y travaillent pour une durée limitée, peut-être dans l’attente d’une embauche définitive. Il en va ainsi, même si les salaires qu’ils perçoivent ne sont pas inclus dans la masse salariale servant au calcul des subventions de fonctionnement et activités sociales et culturelles du CSE. |
Le PV peut-il être diffusé à l’extérieur de l’entreprise ?
Normalement, la diffusion du PV ne doit se faire qu’en interne. Les cas dans lesquels les PV peuvent être diffusés auprès de personnes extérieures à l’entreprise sont exceptionnels. Il est possible d’envoyer les PV à l’inspecteur du travail ou que celui-ci demande à en consulter.
Un contrôleur URSSAF, dans le cadre d’un contrôle URSSAF, demande fréquemment l’accès aux PV et il en a le droit, car c’est un document qu’il peut estimer utile au contrôle.
Lorsque le CSE mandate un expert (par exemple un expert- comptable), celui-ci demandera fréquemment à avoir accès aux PV de réunions et il en a le droit.
Un juge pourra aussi avoir entre les mains les PV de CSE. Ils constituent des éléments de preuve et peuvent servir à établir
une vérité, solutionner un problème juridique. Ni le secrétaire, ni les autres élus ou représentants syndicaux ne peuvent, sans l’accord de l’employeur, diffuser le PV auprès d’autres entreprises, dans la presse ou encore sur Internet.
Planifier efficacement présentation et diffusion
Étapes clés :
1. Validation : Faire approuver le PV par le CSE
2. Choix de format : Adapter selon l’audience et les moyens disponibles
3. Sélection des canaux : Combiner plusieurs modalités selon la taille de l’entreprise
4. Timeline : Diffuser dans les 15 jours suivant la validation pour maintenir la pertinence
Conseils pratiques par type d’entreprise :
– PME (< 50 salariés) : Affichage + email
– Entreprise multi-sites : Intranet + affichage local
– Secteur itinérant : Priorité au digital (email, site CSE)
Le choix des modalités doit tenir compte du public cible et des ressources disponibles pour garantir une communication efficace.
Indicateurs de réussite :
– Taux de consultation des PV affichés
– Feedback des salariés sur l’accessibilité
– Respect des délais de diffusion
– Couverture de l’ensemble du personnel (y compris télétravail/multi-sites)
Une diffusion efficace combine plusieurs canaux et s’adapte aux habitudes de communication de l’entreprise.
Contactez-nous pour bénéficier de notre expertise complète en présentation et diffusion de PV de CSE.
