FONCTIONNEMENT

Deux solutions s’offrent à vous : nous rédigeons vos PV sur la base d’enregistrements audio ou nous envoyons un rédacteur à vos réunions. Dans les deux cas, nous vous affectons un binôme de rédacteurs, lesquels deviendront vite familiers avec vos problématiques et le jargon propre à l’activité de votre entreprise.

ÉTAPE 1

Mise en place de la prestation de services

  • Format sur mesure et à la demande, du plus synthétique au plus exhaustif.
  • Vous nous informez de la date de votre prochaine réunion
  • Nous accusons réception

ÉTAPE 2

Notification et tenue de la réunion

  • Vous nous informez de la date de votre prochaine réunion
  • Nous accusons réception
  • Nous dépêchons un rédacteur au sein de votre réunion
  • Ou vous nous envoyez directement l’enregistrement

 

 

ÉTAPE 3

Rédaction du PV et contrôle qualité

  • Nous rédigeons le PV selon votre cahier des charges et votre modèle.
  • Nous vous l’envoyons par email après contrôle qualité.

ÉTAPE 4

Validation/Approbation du PV

  • Les élus approuvent le PV en séance.
  • Vous procédez à son affichage ou à sa distribution et Mot-Tech l’archive pour vous dans votre espace client sécurisé.

Si nous assistons à votre réunion, voici comment notre prestation se déroule :

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L’un de vos deux rédacteurs Mot-Tech attitrés enregistre, si cela est autorisé, la réunion grâce à un enregistreur numérique de grande qualité, et prend des notes sur un ordinateur portable. Il n’intervient jamais en séance et a une obligation stricte de confidentialité et de neutralité ;

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Le cas échéant, l’enregistrement de la réunion est mis à votre disposition dès le lendemain de la réunion via une connexion FTP personnelle et sécurisée ; le compte rendu finalisé vous est envoyé quelques jours ouvrés après la réunion ;

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Vous êtes libre de nous demander de procéder à des modifications selon un système de navettes, jusqu’à ce que le document vous donne entière satisfaction. À ce dernier titre, le savoir-faire de nos rédacteurs rend, à de très rares exceptions près, l’usage de ces navettes inutiles : après une brève relecture du compte rendu livré, celui-ci peut directement être soumis à approbation et affiché. Nous sommes tout à fait conscients que tout compte rendu réussi de réunion d’IRP doit être suffisamment clair et complet pour à la fois informer pleinement les salariés et aider élus du personnel et membres de la Direction à optimiser le dialogue social au sein de leur instance, puisque les comptes rendus constituent la colonne vertébrale de ce dialogue.

Si vous souhaitez que nous travaillions sur la base de votre enregistrement audio :

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Nous vous fournissons une connexion permettant un téléchargement rapide et totalement sécurisé de l’enregistrement.

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Vous nous envoyez via votre espace client tout document aidant à la rédaction du compte rendu (ordre du jour, feuille de présence, tableaux présentés en séance…) 

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Vous êtes libre de nous demander de procéder à des modifications selon un système de navettes, jusqu’à ce que le document vous donne entière satisfaction.

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Nous vous faisons parvenir la version définitive et ajustée selon vos souhaits sur votre espace sécurisé Mot-Tech.

Si vous souhaitez que nous travaillions sur la base de votre enregistrement audio :

Une interview du responsable interne du compte rendu de réunion (organisateur, secrétaire administratif, Secrétaire du CE, DRH, autre membre de la Direction, etc.) permet l’établissement d’une grille exhaustive des critères de forme et de fond dans la rédaction du compte rendu.

Ce cahier des charges constitue le référentiel auquel à la fois le rédacteur et le client se rattacheront ; il permet aussi de définir le volume du procès-verbal de l’instance concernée (de 1 à 20 pages par heure de réunion).

UN FONCTIONNEMENT SIMPLE ET TRANSPARENT

Steven Thépaut
Fondateur de Mot-Tech

Le seul prestataire de rédaction de comptes rendus de réunions certifié ISO 9001

Siège social:

16 Boulevard Saint-Germain, 75005 Paris

Téléphone:

01 45 74 45 85

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