La rédaction d’un procès-verbal d’Assemblée Générale d’association constitue un élément essentiel de son activité. Bien que souvent facultatif, ce document revêt une importance capitale pour attester de la légalité des décisions prises et informer les membres de votre association. Découvrez notre guide complet qui vous expliquera comment rédiger ce document, du premier au dernier mot.
Pourquoi rédiger un procès-verbal d’AG d’une association?
Prouver la régularité des décisions
Le procès-verbal d’AG sert avant tout à démontrer la légalité des décisions adoptées lors de vos Assemblées Générales, qu’elles soient Ordinaires (AGO) pour la gestion courante ou Extraordinaires (AGE) pour les modifications organisationnelles. Ce document formalise le déroulement et les résultats des votes, constituant une preuve essentielle en cas de contestation ultérieure.
Pour les AG à distance ou les votes électroniques, un procès-verbal électronique peut également constituer une preuve valide de la tenue de l’AG, dès lors qu’il contient l’identité du signataire et qu’il ne subit aucune modification après sa signature.
Informer les membres et les tiers
Au-delà de son aspect juridique, le procès-verbal permet de tenir informés les membres absents des délibérations adoptées. Il s’avère également crucial pour justifier les actions de l’association auprès des institutions publiques (subventions), des banques (prêts) et peut intéresser les donateurs potentiels ou futurs partenaires.
Grâce aux multiples informations qu’il renferme, le PV d’AG peut servir de référence tant pour les membres de l’association et ses dirigeants que pour les tiers. Il permet de rassurer complètement les partenaires et donateurs de l’organisme.
Les mentions obligatoires dans le PV d’AG d’une association
Pour être valable, votre procès-verbal doit inclure plusieurs éléments essentiels. Ce sont les statuts de votre association qui déterminent les règles de fonctionnement des Assemblées Générales, influençant ainsi le contenu du procès-verbal. En l’absence de spécifications dans les statuts, certaines mentions restent impératives :
Informations générales :
- Le nom et l’adresse du siège social de l’association
- La date, l’heure et le lieu de tenue de l’AG
- L’ordre du jour
- L’organe concerné (AGO, AGE, CA ou autre)
Participants et organisation :
- Les noms du président et du secrétaire de l’Assemblée
- La date et le mode d’envoi de la convocation
- Les membres représentés par procuration et l’identité des mandataires
- Le quorum nécessaire (le cas échéant)
Contenu des débats :
- Un résumé des débats et des interventions
- Le texte des délibérations votées
- Les résultats détaillés des votes : pour, contre, abstentions, bulletins blancs et nuls
- L’heure de fin de la séance
Validation :
- Les signatures des responsables du procès-verbal
- La feuille de présence en annexe
Le procès-verbal doit également inclure les documents distribués durant l’AG, comme les rapports d’activité, financiers et moraux. Il n’est pas nécessaire de retranscrire toutes les discussions, l’objectif étant de se concentrer sur les éléments clés des échanges et des votes.
Il n’est pas nécessaire d’y retranscrire toute la réunion. Il faut tout simplement y mentionner les points essentiels en tenant compte le cas échéant de la clause statutaire applicable. Le procès-verbal d’Assemblée Générale vise surtout à rendre compte des points les plus importants des échanges, des délibérations et des résultats des votes.
Qui rédige et signe le procès-verbal dans une association?
La rédaction
Habituellement, la personne chargée de la rédaction est désignée dans les statuts ou le règlement intérieur. En l’absence de précision, cette responsabilité revient au secrétaire de l’association. Le plus souvent, ce sont les statuts ou le règlement intérieur qui définissent la personne censée rédiger le PV.
La signature
Sans indication statutaire, la signature du procès-verbal incombe au président et au secrétaire de séance. Pour les associations reconnues d’utilité publique, il est obligatoire que ces deux membres du bureau signent le document.
En cas d’impossibilité, la jurisprudence permet au vice-président de signer à la place du président et au trésorier de remplacer le secrétaire. La jurisprudence admet toutefois qu’en cas d’empêchement d’un signataire, le procès-verbal peut être signé par un représentant de même rang.
Il est essentiel de noter les noms et fonctions de la personne l’ayant rédigé et des signataires sur le procès-verbal pour en assurer la validité légale.
Le procès-verbal est-il obligatoire ?
La rédaction du procès-verbal d’AG n’est pas toujours obligatoire, mais reste vivement recommandée pour éviter d’éventuelles contestations. L’établissement du procès-verbal d’Assemblée Générale associative n’est pas imposé, mais fortement recommandé. Cependant, elle devient impérative dans certains cas :
- Si les statuts de l’association l’exigent
- Si l’association est reconnue d’utilité publique
- Si elle est assujettie à l’impôt sur les sociétés
- Si elle a contracté un emprunt
Les statuts peuvent également imposer des règles spécifiques concernant la rédaction, l’approbation et la diffusion des procès-verbaux, notamment l’obligation d’approbation lors de l’AG suivante ou la communication à tous les membres par voie électronique dans un délai déterminé.
Au-delà de leur caractère obligatoire, chaque association peut définir dans ses statuts des exigences particulières quant à la rédaction, l’approbation et la diffusion de ses PV. Ces règles internes, plus strictes que les dispositions légales, visent souvent à renforcer la transparence et l’engagement des membres. Il est donc essentiel de bien les connaître et de les respecter pour assurer la validité des décisions prises et pour maintenir la confiance au sein de l’association.
Conservation et archivage du procès-verbal
Stockage et accessibilité
Après rédaction, datation et signature, il est conseillé d’archiver le procès-verbal de réunion au siège de votre association pour permettre la consultation par les membres. Pour les associations disposant d’un site internet, la publication en ligne facilite l’accès à tous.
Dans un souci de transparence, il doit également être facilement accessible pour les membres de l’organisation associative. En effet, il convient que ceux-ci puissent le consulter librement à tout moment. Raison pour laquelle il est préférable de le conserver dans les locaux de l’association ou de le publier sur son site internet. L’archivage sous format dématérialisé se révèle du reste plus pratique et plus avantageux.
Tenue d’un registre
Bien que non obligatoire, tenir un registre des procès-verbaux est fortement recommandé. Ces documents peuvent être conservés dans le registre des délibérations ou dans un registre dédié, idéalement paraphé par le président de l’association.
Il est également judicieux de conserver de manière ordonnée les convocations, feuilles de présence, procurations et bulletins de vote dans un registre distinct. Ces documents peuvent s’avérer cruciaux en cas de contestation pour appuyer la validité des procès-verbaux.
Veillez enfin à classifier et à ranger les convocations, les feuilles de présence d’Assemblée Générale, les procurations ainsi que les bulletins de vote dans un registre distinct. En cas de contestation ou de litige, ces documents pourraient vous être demandés en appui du procès-verbal.
Forme et validité juridique
Le procès-verbal peut être établi en version papier ou électronique, à condition d’être :
- Dûment complété avec toutes les mentions obligatoires
- Daté et signé par les membres habilités
- Établi sur des feuillets numérotés
- Classé et archivé
Il va sans dire qu’il est vivement conseillé de le formuler sans blanc, ni rature, ni surcharge sur un registre ou des feuillets numérotés. Sa retranscription doit par ailleurs être la plus compréhensible, lisible, précise et claire possible.
Seul un procès-verbal valide sur le fond et la forme peut servir de preuve devant les tribunaux. Les erreurs ou omissions peuvent compromettre la validité des délibérations, exposant l’association à des risques de contestations ou d’annulations. En cas d’erreur ou d’oubli, les délibérations votées encourent le risque d’être contestées, voire annulées. Cette situation peut être préjudiciable pour l’association si la délibération annulée lui permet de recevoir des subventions.
Si elles affectent des délibérations cruciales, ces manquements peuvent donc s’avérer particulièrement préjudiciables. La spécificité et l’intérêt premier de ce PV d’association résident surtout dans sa valeur juridique. De fait, il peut faire office de preuve légale en cas de conflit ou de mésentente entre les membres et les organes de direction de la structure associative.
Conclusion
Le procès-verbal d’AG joue un rôle clé dans la gestion transparente et légale de votre association. Bien que sa rédaction ne soit pas toujours obligatoire, il demeure indispensable pour valider les décisions prises et servir de preuve en cas de contestations. Il est donc crucial de suivre les règles statutaires pour sa rédaction, signature et conservation, assurant ainsi la validité juridique des délibérations de votre association.
Bref, le procès-verbal d’assemblée générale d’association est un document qui a toute son importance. D’où l’intérêt de bien le rédiger. Les décisions prises en AG peuvent faire l’objet de contestations ultérieures, et le PV peut même être opposé légalement à toute contestation par un tiers.
La rédaction d’un procès-verbal d’AG d’association demande donc précision et expertise juridique. Si vous souhaitez déléguer cette tâche à des rédacteurs spécialisés en droit associatif, découvrez comment des experts peuvent vous accompagner dans cette démarche.
