L’enregistrement d’une réunion de Comité Social et Economique peut s’avérer être un point sensible lors de la tenue de ce rassemblement. ll permet néanmoins de faciliter la rédaction du Procès-Verbal de CSE. Pour ce faire, il est donc important de bien enregistrer la réunion de CSE. Voici quelques informations à garder en tête pour une parfaite qualité de vos enregistrements.
Les conditions d’enregistrement d’une réunion de CSE
Il faut savoir qu’enregistrer une réunion de CSE est autorisé sur le plan légal. En effet, le Code du travail et plus particulièrement l’article D2315-27 qui fait suite au décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif à l’enregistrement ou à la sténographie des représentations du CSE assure que l’employeur, comme les membres du Comité, ont l’autorisation d’effectuer des enregistrements audio lors de la tenue de telles assemblées.
Toutefois, même si l’enregistrement audio d’une réunion de CSE est légal, il n’en reste pas moins quelques conditions à respecter. La première est bien entendu de prévenir les membres présents au CSE qu’ils sont enregistrés.
Il faudra, en plus, mettre au vote ce point. Et seule la décision collective des membres titulaires du CSE fera foi.
Si ces derniers optent pour l’enregistrement, il faut savoir que l’employeur pourra s’exprimer à ce sujet mais ne sera pas en mesure de contrer ce verdict dans le cas où aucune information confidentielle n’est révélée. Ce type d’information est précisé dans l’article L. 2315-3.
Pour réaliser ce vote, il se devra d’être mis à l’ordre du jour du CSE. Avant de mettre le point au vote, les élus pourront alors débattre sur le sujet et exposer au Comité les arguments en faveur de cet enregistrement de session. En sus, ils pourront fixer le cadre dans lequel se dérouleront ces enregistrements ainsi que les modalités qui les accompagnent comme la conservation des bandes audio, les règles de consultation de ces dernières ou encore leur destruction par exemple. Sera également décidé lors de cet assemblée, le matériel à utiliser.
Le choix du matériel pour bien enregistrer une réunion de CSE
La qualité du matériel qui sera utilisé pour enregistrer une réunion est un choix important qui impactera le rendu final de la bande audio.
Un simple dictaphone basique peut ne pas suffire. Un matériel facile à utiliser sera aussi un critère considérable lors du choix de ce dernier.
Il est également important de placer les micros de manière ingénieuse, c’est-à-dire à l’écart de sources potentiellement nuisibles comme une climatisation, un vidéoprojecteur ou encore des personnes malades prises de quinte de toux ou encore d’éternuement. Il est ensuite conseillé de placer les enregistreurs de manière suffisante selon le nombre de participants ou encore selon la tonalité de leurs voix.
En passant par un professionnel vous vous assurez d’un enregistrement de qualité, réalisé dans les règles de l’art.
Les modalités pour réussir au mieux l’enregistrement d’une réunion de CSE
En plus du choix du matériel, comme exposé précédemment, afin de réussir l’enregistrement d’une réunion de CSE, voici quelques indications complémentaires permettant l’amélioration de la qualité de ce dernier :
- la prise de parole à tour de rôle : la prise de parole doit en effet être régulée afin de pouvoir entendre clairement les propos de chacun lors des différentes interventions. Il est alors très important de limiter au maximum les débats où les membres se coupent la parole. Il faut également éviter tout chuchotement ou bavardage pouvant polluer la qualité de l’enregistrement.
- allocution claire, distincte et intelligible : pour se faire comprendre plus facilement, il est conseillé de parler de manière distincte et que le débit de parole soit régulé de façon à ne pas être trop rapide ou au contraire, trop lent lors de la prise de parole. Il faut aussi que les élus fassent l’effort de parler haut et fort pour être correctement intelligible.
- limiter les bruits parasites : de nombreuses sources de bruits annexes peuvent venir importuner le débat. Il faut donc veiller à limiter les bruits de papier, de clavier d’ordinateur, de climatisation ou encore de téléphones portables (sonnerie, vibreur, interférence avec les micros…).
Faire appel à un prestataire externe
Il est possible, pour enregistrer ou sténographier les réunions plénières du CSE, d’avoir recours à un prestataire externe spécialisé dans ce domaine.
Le professionnel intervenant au sein de ces réunions sera alors soumis, à l’instar des élus, à la même discrétion concernant les sujets traités.
Les membres devront alors définir un certain nombre de règles en lien avec ce prestataire comme le type de contrat ou encore les modalités de confidentialité.
De plus, il faudra que cette disposition soit aussi votée lorsque le Comité se rassemblera et qu’elle soit inscrite dans le règlement intérieur du CSE.
Concernant le coût lié à cette prestation, il faut savoir que, si aucune mesure contraire n’a été passée entre les membres du CSE et l’employeur, ces frais incombent à ce dernier si le choix de recourir à ce type de technique provient de l’employeur. Si tel n’est pas le cas, alors ce sera au Comité de supporter ce coût et de l’inclure au sein de son budget de fonctionnement.